Checklist de adequação do ERP para IBS e CBS: o que revisar em cada área

Bloco 1 — Cadastros: onde o projeto realmente começa

Responsável natural: fiscal, com apoio de quem mantém o cadastro. É o bloco mais demorado e o único que você não compra pronto, porque depende das operações da sua empresa.

Uma orientação de sequenciamento que economiza semanas: não classifique em ordem alfabética. Ataque primeiro os itens que representam os primeiros 80% do faturamento, que costumam ser uma lista muito menor do que o cadastro inteiro, e depois trate o resto por família de NCM ou por subitem de serviço, isolando as exceções.

E defina quem assina. Se você não souber dizer o nome dessa pessoa, o bloco não começou. Classificação tributária tem efeito de crédito para o seu cliente e de penalidade para a sua empresa. Se ninguém responde por ela, o sistema decide por padrão — e o padrão costuma ser tributação integral.

• Item. Campo para CST do IBS/CBS, campo para cClassTrib e campo livre para o dispositivo legal que justifica a escolha. Com histórico e data de vigência, para você conseguir reemitir documento de período anterior.
• NCM e NBS. Revisão da classificação de mercadoria e de serviço, porque é por ela que se chega aos anexos da lei.
• Cliente. Indicação de uso e consumo pessoal, ente governamental quando for o caso, e destinatário diferente do adquirente.
• Fornecedor. Regime tributário, porque fornecedor do Simples gera crédito muito menor para você.
• Natureza da operação. Mapeamento das suas operações para as finalidades novas de documento, inclusive nota de crédito e nota de débito.
• Tabelas oficiais. Carga automática das tabelas de CST, cClassTrib e crédito presumido, com controle de versão. Digitação manual não se sustenta, porque o documento oficial avisa que a tabela poderá sofrer alterações.

Bloco 2 — Documento fiscal e eventos

Responsável natural: TI, com validação do fiscal. Aqui entra o que a maioria das empresas já chama de “o projeto”, e que na verdade é uma parte dele.

Duas datas comandam este bloco, e você precisa das duas na agenda. Em 26 de outubro de 2026 abre a homologação da NT 2025.002-RTC v1.52 (e das NTs 2026.007 e 2026.008). Em 16 de novembro de 2026 ela entra em produção, e a devolução passa a ser referenciada exclusivamente no grupo próprio de documento fiscal referenciado, com chave de acesso e número do item (regra VC02-14). As duas datas vêm do aviso do ENCAT de 05/10/2026, que adiou a implantação; a VC02-14 já esteve marcada para 01/09, 05/10 e 03/11/2026, então confira o Portal da NF-e antes de fechar o cronograma.

O ponto mais negligenciado é o registro de eventos. A apuração do IBS e da CBS não acontece só na nota: ela depende de eventos como solicitação de apropriação de crédito presumido, aceite de débito por emissão de nota de crédito, imobilização de item e registro de perecimento ou sinistro durante o transporte. Sistema que autoriza notas mas não registra eventos entrega metade do resultado.

• Versão do esquema XML atualizada em todos os documentos que a empresa emite, não apenas na NF-e.
• Referenciamento por item em devoluções, com guarda da origem linha a linha.
• Valor do item fechando com o total, o que exige rateio exato de desconto, frete e despesas acessórias.
• Registro de eventos de apuração disponível na interface, com log de quem registrou e quando.
• Ambiente de homologação acessível à sua equipe, para testar antes de cada data de corte.
• Guarda do XML do documento e dos eventos, com política de retenção definida.

Bloco 3 — Financeiro e comercial: o imposto por fora

Responsável natural: controladoria e comercial. Este bloco quase nunca aparece nos projetos que você vê por aí, e é o que tem maior impacto no caixa.

A definição oficial é explícita: IBS e CBS são tributos por fora, e por isso seus valores devem ser adicionados ao valor total da nota. Existe um campo novo só para esse total. Na NFS-e, a fórmula publicada deixa a transição visível: o valor total corresponde ao valor líquido em 2026, e passa a somar CBS e IBS a partir de 2027.

Traduzindo para a sua rotina: em 2026 nada muda no que você recebe. Em 2027, o número que vai no boleto é outro. Se o seu contas a receber puxa o valor do documento fiscal, ele vai puxar um valor maior. Se a sua proposta comercial fala em “valor com impostos inclusos”, essa frase deixa de ter sentido.

Some a isso que as alíquotas ainda não existem. O rito está no art. 349 da LC 214/2025: proposta ao TCU até 31 de julho, TCU ao Senado até 15 de setembro e Senado fixa por resolução até 31 de outubro do ano anterior. Mas o art. 353, § 2º prorroga em 45 dias os prazos do ciclo de 2026 — o TCU envia os cálculos ao Senado até 30/10/2026 e a fixação vai para cerca de 15 de dezembro de 2026, conforme o Anexo da Resolução CGIBS nº 14/2026. Projeções de mercado apontam a CBS de 2027 entre 8,8% e 9,43%, mas o percentual oficial só sai depois disso. Trabalhe com cenários, não com um número.

• Tabela de preço com campo separado para tributo por fora, e não embutido no preço unitário.
• Proposta e orçamento reformulados, com a linha de tributos visível ao cliente.
• Contas a receber preparado para o valor total do documento incluir IBS e CBS a partir de 2027.
• Contratos de longo prazo revisados, com cláusula de reequilíbrio para a mudança de carga tributária.
• Simulação por cenário de alíquota, com o efeito no preço final e na margem, sem cravar percentual.
• Comunicação ao cliente preparada com antecedência, porque a mudança no total da nota gera atrito no primeiro mês.

Bloco 4 — Compras e crédito

Responsável natural: suprimentos, com o fiscal. É o bloco que decide quanto imposto você vai efetivamente pagar, e ele é frequentemente esquecido porque não gera nota.

Comece pela obrigação mais barata de cumprir e mais cara de ignorar: a manifestação do destinatário. O art. 341-G, IX, da LC 214/2025 pune quem deixa de confirmar a operação, informar desconhecimento, o desfazimento do negócio ou a devolução dos bens, com 1 UPF por documento. Como a UPF vale R$ 200,00 pelo art. 341-C, uma empresa que recebe algumas centenas de notas por mês tem uma exposição relevante em um processo que hoje costuma ser feito por ninguém.

Depois, olhe para a origem do crédito. Fornecedor optante do Simples Nacional gera crédito para você apenas no montante devido dentro do DAS, conforme o art. 47, § 9º da LC 214/2025. Na primeira faixa do Anexo I do comércio, com 4,00% nominais, a repartição de 2027 e 2028 destina 15,33% à CBS e 0,17% ao IBS — o que resulta em crédito da ordem de 0,61% do faturamento. Comparado ao crédito de um fornecedor do regime regular, o gap é grande, e é ele que muda decisão de compra.

Se você compra muito de fornecedor do Simples, vale conversar com ele: o optante pode apurar IBS e CBS pelo regime regular sem sair do Simples nos demais tributos, pelo art. 41, §§ 3º e 4º. Para 2027, a Resolução CGSN nº 186, de 9 de abril de 2026, com a redação da Resolução CGSN nº 194/2026, colocou essa opção entre 01/09 e 30/10/2026 (o prazo original terminava em 30/09), com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027 e validade apenas de janeiro a junho de 2027, cancelável em caráter irretratável de 03/11 a 20/12/2026. Situação conferida em 06/10/2026.

Bloco 5 — Apuração, obrigações e conciliação

Responsável natural: contabilidade, com a controladoria. É o bloco que fecha o ciclo e o que produz a prova de que você cumpriu a obrigação acessória — o que, em 2026, é exatamente o que preserva a dispensa de recolhimento do art. 348, § 1º.

A rotina que você precisa criar aqui é a conciliação entre o emitido e o apurado. Não basta que o sistema calcule: é preciso que alguém confira, todo mês, se o total de IBS e CBS dos documentos emitidos bate com a apuração e com o que foi informado. Divergência silenciosa vira auto de infração meses depois.

Some as obrigações novas. A DeRE, Declaração de Regimes Específicos, alcança quem está em regime específico: os Eventos de Tabela do Contribuinte começaram em 1º de outubro de 2026, os Eventos Periódicos Mensais em 15 de novembro de 2026, com entrega até o dia 15 do mês seguinte e primeira remessa relativa a outubro de 2026, e os demais eventos em 1º de janeiro de 2027. O cronograma completo está publicado pelo Comitê Gestor do IBS.

Vale também você avaliar o Programa Nacional de Conformidade Tributária, instituído pelos arts. 471-A a 471-C da LC 214/2025 e regulamentado para o ano de 2026 pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 5, de 12 de agosto de 2026. Participar dele eleva as reduções de multa do art. 341-H de 50%, 40%, 30% e 20% para 60%, 50%, 40% e 30%. E convém desfazer um exagero que circulou junto: não é verdade que todo contribuinte terá que indicar um contador em 2026. Pelo caput do art. 2º do ato, quem cumpre as obrigações acessórias já está enquadrado sem indicar ninguém; a indicação é critério da regra de exceção.

Cronograma sugerido e o que ainda não dá para planejar

Com os cinco blocos mapeados, o sequenciamento que costuma funcionar é este, contado a partir de 20/08/2026:

E aqui está o que não entra no seu cronograma porque a norma não existe em 06/10/2026: as alíquotas de referência do IBS e da CBS, que dependem de Resolução do Senado; as alíquotas do Imposto Seletivo, que dependem de lei ordinária ainda não aprovada; o cronograma obrigatório do split payment, previsto nos arts. 28 a 35 do Decreto nº 12.955/2026 mas sem ato que o fixe — o art. 33 apenas determina implantação em no mínimo duas etapas, podendo a primeira ser restrita ao procedimento padrão, a adquirentes do regime regular e de uso facultativo; e as orientações de preenchimento para Simples, sublimite e MEI, que a NT 2025.002-RTC v1.52 continua remetendo a nota técnica futura. Dois itens que estavam nesta lista já saíram: o programa de conformidade de 2026, que é o PNCT do Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 5, de 12/08/2026 (quem cumpre as obrigações acessórias já está nele), e o novo DANFE, da NT 2026.010, com produção em 1º/12/2026.

Planejar em cima do que não existe é a forma mais rápida de refazer o projeto. Planeje você sobre o que está publicado e reserve orçamento para a revisão que virá.

1. Agora — emissão em dia: Se você é do regime normal e emite NF-e ou NFC-e, esta é a única prioridade até estar conforme. A data venceu em 3 de agosto.
2. Até 26 de outubro — ambiente de testes: Deixar o sistema pronto para testar em homologação, que abre em 26/10/2026, as validações da NT 2025.002-RTC v1.52, inclusive o referenciamento da devolução por item.
3. Até 30 de outubro — decisão do Simples: Se a empresa é optante e vende para outras empresas, a janela de opção pelo regime regular vai de 01/09 a 30/10/2026 (prazo estendido pela Resolução CGSN nº 194/2026).
4. Até 16 de novembro — devolução por item: Ajustar o referenciamento no grupo próprio, com chave de acesso e número do item de origem. É a data de produção da regra VC02-14 e das demais validações da v1.52, pelo aviso do ENCAT de 05/10/2026.
5. Outubro e novembro — DeRE e cadastro: Concluir a classificação dos itens de cauda longa e organizar as entregas de eventos, se a empresa está em regime específico.
6. Até 1º de dezembro — documentos do bloco de dezembro: BP-e, NFGas, NFAg, NF-e ABI, NFS-e das alíneas especiais e NF-e de quem não é contribuinte de ICMS.
7. Dezembro — financeiro e comercial: Fechar tabela de preço, proposta, contrato e comunicação ao cliente antes da virada, quando o total da nota passa a incluir os tributos por fora.

Erros comuns relacionados ao tema

• Tratar como projeto de TI: O elo mais lento é a classificação dos itens, que é decisão fiscal. TI não consegue avançar sem ela.
• Ignorar contas a receber: A partir de 2027 o total do documento inclui IBS e CBS. Quem gera boleto a partir do valor da nota vai gerar boleto maior.
• Deixar a manifestação do destinatário de lado: É 1 UPF por documento pelo art. 341-G, IX, e a UPF vale R$ 200,00. Em volume, vira um número alto por um processo simples.
• Cravar alíquota no orçamento: As alíquotas de referência dependem de Resolução do Senado ainda não editada. Trabalhe com cenários.
• Fechar o projeto e considerar encerrado: A nota técnica diz que será ajustada ao longo do processo. Adequação é rotina, não entrega única.

Veja também

• Como saber se o seu emissor de notas está adequado
• cClassTrib e CST: como classificar as operações na nota
• Multas e perda da dispensa de recolhimento por erro de preenchimento
• NFC-e, CT-e e demais documentos fiscais: prazos de adequação

Perguntas frequentes

Quer transformar essa dúvida em decisão?

A Conexes analisa o cenário da sua empresa, aponta o caminho contábil mais seguro e orienta o próximo passo para orçamento ou implantação.

Fale com um contador da Conexes agora, direto no WhatsApp.

Bruno Alexandre, contador com mais de 13 anos de experiência. MBA em Controladoria e Finanças pela Fucape e diversos cursos de extensão na área contábil desde 2012.

Assinado por: Bruno Alexandre — Especialista em abertura de empresas e rotinas contábeis.

Conexes Contabilidade — mais de 13 anos atendendo empresas no Espírito Santo.