Substituição tributária no Espírito Santo: quem recolhe, como se monta a base e por que a ST fica fora do DAS

ST, antecipação parcial e DIFAL são três coisas diferentes

Antes de qualquer cálculo, separe as três figuras. Elas convivem na mesma nota de entrada e são confundidas o tempo todo, inclusive por sistema mal parametrizado — e o que você paga a mais em uma não compensa o que deixou de pagar na outra.

A substituição tributária encerra a fase de tributação: o imposto das operações seguintes já foi retido, e a revenda sai sem débito de ICMS. A antecipação parcial, prevista no art. 3º-A da Lei 7.000/2001 (incluído pela Lei 11.181/2020), é outra coisa — ela é exigida na entrada interestadual de mercadoria destinada à comercialização, é calculada pelo próprio adquirente aplicando a alíquota interna sobre a base legal e deduzindo o imposto destacado na origem, e o próprio texto legal diz que ela não encerra a fase de tributação. O mesmo dispositivo afasta a antecipação parcial quando a operação interna já está coberta por ST que encerre a tributação.

O diferencial de alíquotas é uma terceira figura, ligada a mercadoria que não vai ser revendida (uso, consumo, ativo imobilizado) ou a venda para consumidor final não contribuinte. Se a sua dúvida é essa, a página específica sobre o DIFAL está no rodapé desta.

Regra prática de triagem: pergunte para onde a mercadoria vai. Vai ser revendida e o produto está na lista de ST? Então é ST. Vai ser revendida, o produto não está na lista e veio de fora? Provavelmente antecipação parcial. Não vai ser revendida? Então a conversa é de DIFAL.

• ST: imposto da cadeia retido antes, fase encerrada, revenda sem débito de ICMS.
• Antecipação parcial: recolhimento na entrada, sem encerrar a tributação, feito pelo próprio adquirente.
• DIFAL: diferença de alíquota em bem de uso, consumo, ativo ou venda a não contribuinte de outro estado.
• As três podem aparecer no mesmo mês, na mesma empresa, em notas diferentes.

Quais produtos entram na ST no Espírito Santo

A lista não é livre. Desde o Convênio ICMS 142/2018, do CONFAZ, os segmentos passíveis de ST são padronizados nacionalmente e identificados pelo CEST, o código especificador da substituição tributária, com sete dígitos: os dois primeiros indicam o segmento, os três seguintes o item e os dois últimos a especificação.

Estão entre os segmentos padronizados: autopeças, bebidas alcoólicas, cervejas e refrigerantes, cigarros e produtos do fumo, cimentos, combustíveis e lubrificantes, ferramentas, lâmpadas, materiais de construção e congêneres, medicamentos e produtos farmacêuticos, produtos de perfumaria e higiene pessoal, produtos alimentícios, rações, tintas e vernizes, veículos e pneumáticos.

Mas segmento padronizado não quer dizer ST em todo estado. Cada unidade federada escolhe o que efetivamente coloca no regime, e é por isso que existe a lista capixaba: os anexos do Regulamento do ICMS do Espírito Santo, aprovado pelo Decreto 1.090-R/2002, com atualizações por portaria da Secretaria da Fazenda. A relação consolidada de produtos, protocolos e convênios fica na página de mercadorias sujeitas à substituição tributária da SEFAZ-ES. Consulte sempre a versão vigente antes de parametrizar o seu sistema: essa lista muda por ato infralegal e você não é avisado.

O erro clássico aqui é decidir pela NCM sozinha. A regra do Convênio 142/2018 é NCM e descrição: se a sua mercadoria tem a NCM listada mas não corresponde à descrição do item, ela não está no regime. Vale o contrário também. Quando o enquadramento for duvidoso, o caminho formal que protege você é a consulta tributária à SEFAZ-ES, que vincula a fiscalização — não o palpite do fornecedor.

Como se monta a base presumida: preço tabelado, preço sugerido e MVA

O art. 16 da Lei 7.000/2001 estabelece a ordem, e ela não é opcional. Primeiro, se existir preço final ao consumidor fixado por órgão público competente, esse preço é a base. Segundo, existindo preço final sugerido pelo fabricante ou importador, ele é a base — foi o que passou a valer com a redação dada pela Lei 10.630/2017. Só na ausência dos dois é que entra o somatório: valor da operação própria, mais frete, seguro e demais encargos cobrados do destinatário, mais a margem de valor agregado.

A MVA é essa margem, definida por levantamento de preços praticados no mercado, com média ponderada, conforme o § 4º do art. 16. Para operação interestadual existe a MVA ajustada, que corrige a diferença entre a alíquota interestadual da origem e a alíquota interna do destino para não penalizar o produto local. E aqui vai um ponto que quase ninguém acerta: pela cláusula décima primeira, § 1º, do Convênio ICMS 142/2018, quando o remetente é optante pelo Simples Nacional aplica-se a MVA prevista para as operações internas, e não a ajustada. Se o seu fornecedor do Simples reteve ST com MVA ajustada, o valor retido está maior do que deveria.

Uma conta para fixar. Mercadoria com valor de operação de R$ 10.000,00, frete de R$ 500,00, MVA de 40% e alíquota interna de 17%. Base presumida: (10.000 + 500) × 1,40 = R$ 14.700,00. ICMS presumido total: 14.700 × 17% = R$ 2.499,00. Se o ICMS próprio destacado na operação foi de R$ 1.260,00 (12% sobre 10.500), o ICMS-ST retido é R$ 2.499,00 − R$ 1.260,00 = R$ 1.239,00. Esse valor entra no custo da sua mercadoria e você não recupera como crédito.

Repare no efeito de caixa: você paga o imposto da venda futura antes de vender. Em empresa com estoque alto e giro lento, a ST é, na prática, capital de giro parado em imposto. Isso precisa entrar na formação do seu preço e na negociação de prazo com o fornecedor, não só na apuração.

O ponto que faz o comerciante do Simples pagar duas vezes

Estar no Simples Nacional não afasta a substituição tributária. O art. 13, § 1º, XIII, da Lei Complementar 123/2006 deixa expressamente fora do recolhimento unificado o ICMS devido nas operações sujeitas ao regime de substituição tributária. Ou seja: quando a sua empresa é a responsável pela retenção, o ICMS-ST é apurado à parte e pago em guia estadual própria, no Espírito Santo o Documento Único de Arrecadação. O DAS continua existindo, mas para os demais tributos que você deve.

O erro caro, porém, mora do outro lado do balcão. Quando você compra mercadoria que já veio com o ICMS retido e revende, o imposto daquela venda já foi pago. Na apuração mensal, você precisa informar essa receita no PGDAS-D como receita de revenda de mercadoria com substituição tributária. Ao segregar, o aplicativo retira a parcela de ICMS da alíquota efetiva aplicada sobre aquela receita. Quem não segrega e joga tudo como revenda comum paga o ICMS de novo, dentro do DAS, sobre uma mercadoria cujo ICMS já estava retido.

É dinheiro que sai do seu caixa todo mês e não aparece em lugar nenhum, porque o DAS foi emitido, pago no prazo e ninguém cobrou você de nada. Em comércio de bebidas, farmácia, cosméticos ou material de construção — em que a maior parte do mix é de mercadoria com ST — a diferença acumulada em um ano costuma ser relevante o suficiente para pagar a contabilidade do ano inteiro.

O inverso também acontece e é pior. Empresa do Simples que compra de fornecedor de estado sem acordo com o Espírito Santo, ou que importa, e simplesmente ignora a ST e a antecipação parcial devidas na entrada acumula passivo silencioso que só aparece quando a fiscalização cruza as notas de entrada. Aí vem principal, multa e juros de uma vez.

• Você é o substituto (fabricante, importador ou remetente com inscrição de substituto): apura e recolhe o ICMS-ST por fora do DAS.
• Você é o substituído e revende: não destaca ICMS e segrega a receita com ST no PGDAS-D.
• Você compra de fora mercadoria sem acordo interestadual: verifique ST na entrada e antecipação parcial antes de concluir que não deve nada.
• Em qualquer dos casos, a informação também precisa chegar à SEFAZ-ES pela obrigação acessória do seu regime.

Comprou de outro estado? Depende de convênio ou protocolo

A ST entre estados não vale por vontade de um lado só. O art. 30 da Lei 7.000/2001 é direto: a adoção do regime de substituição tributária em operações interestaduais depende de acordo específico celebrado pelos estados interessados. E o art. 33 fecha o argumento pelo outro lado — salvo hipóteses expressamente ajustadas em acordo, não se admite a imposição por outro estado de regime de substituição sobre operações que ocorrerão em território capixaba.

Na prática existem dois tipos de acordo: o convênio, firmado no âmbito do CONFAZ e em regra de alcance nacional, e o protocolo, firmado entre duas ou mais unidades federadas específicas. É por isso que o mesmo produto pode chegar com ST retida quando vem de Minas Gerais e sem retenção quando vem de outro estado: existe protocolo com um e não com o outro. A relação de convênios e protocolos aplicáveis está publicada pela SEFAZ-ES junto com a lista de produtos.

Quando existe acordo, o remetente de fora se inscreve no cadastro capixaba como substituto tributário, retém o imposto e recolhe no prazo do respectivo acordo, normalmente até o dia 15 do mês seguinte quando inscrito; sem inscrição, o recolhimento é operação a operação, antes da saída, com a guia acompanhando o transporte. E aqui está um detalhe que faz carga parar na barreira: a cláusula décima oitava do Convênio ICMS 142/2018 admite o recolhimento por GNRE ou por documento de arrecadação estabelecido pela unidade federada de destino — e o Espírito Santo, desde 1º de julho de 2010 (Convênio de Arrecadação 01/2010), só aceita o DUA, o Documento Único de Arrecadação estadual. Quem emite GNRE para o ES recolhe no documento errado. Sem inscrição e sem a guia certa, a carga para na barreira fiscal — e o custo da carga parada quase sempre supera o imposto que você discutiria.

Quando não existe acordo, não há retenção pelo remetente. Isso não significa que a mercadoria entra sem nada: verifique se ela está sujeita à antecipação parcial ou à exigência de ST na entrada pela legislação estadual. Aqui vale a advertência honesta: essa é a parte mais volátil do assunto, porque protocolos são firmados e denunciados com frequência. Confirme o acordo vigente para o seu NCM e para o estado de origem antes de decidir, na Receita Orienta da SEFAZ-ES. Nossa consulta a essas fontes foi feita em agosto de 2026.

1. Confirme o enquadramento do produto: NCM e descrição, na lista vigente do RICMS/ES. Não confie apenas no CEST que veio na nota do fornecedor.
2. Verifique se existe convênio ou protocolo com o estado de origem: Sem acordo, o remetente não retém. Com acordo, confira se a retenção veio correta.
3. Cheque a base e a MVA aplicadas: Preço tabelado, preço sugerido ou MVA. Fornecedor do Simples usa MVA interna, não ajustada.
4. Classifique a entrada corretamente na escrituração: Mercadoria com ST retida não gera crédito e não gera débito na saída.
5. Segregue a receita na apuração: No PGDAS-D, receita de revenda com ST tem tratamento próprio. É onde o dinheiro é perdido.

Vendeu abaixo da base presumida? No ES isso pode virar restituição

A base é presumida, mas a venda é real. Quando você vende ao consumidor por valor menor do que a base usada na retenção, você pagou ICMS sobre uma riqueza que não existiu. O Supremo Tribunal Federal firmou, no julgamento do RE 593.849, Tema 201 da repercussão geral, que é devida a restituição da diferença do ICMS pago a mais no regime de substituição tributária quando a base efetiva da operação for inferior à presumida.

O Espírito Santo regulou isso. A Lei 12.204/2024 inseriu o art. 32-C na Lei 7.000/2001 e o Decreto 6.278-R, publicado em dezembro de 2025, disciplinou os termos: o contribuinte tem direito à restituição quando a operação com o consumidor final ocorre por valor inferior à base presumida e, simetricamente, deve complementar o imposto quando vende por valor superior. Não é via de mão única, e se você só olhar um lado da conta vai se surpreender.

Existe uma alternativa. O contribuinte pode optar, pela Agência Virtual da Receita Estadual, pelo regime de definitividade da base de cálculo presumida: nesse regime a base retida é considerada final e não há complementação nem restituição. É uma escolha de gestão, não uma pegadinha — em operação com margem estável e preço próximo ao presumido, a definitividade elimina trabalho de escrituração e risco de complemento; em operação com muita promoção e venda abaixo da base, ela pode custar caro. Faça a conta com os seus próprios números antes de optar, porque a opção vale para frente e você não desfaz no mês seguinte.

Para pedir restituição não basta querer: é preciso cumprir a escrituração exigida, registro a registro, conforme o manual publicado pela SEFAZ-ES. E o art. 32, § 1º, da Lei 7.000/2001 traz uma regra útil de saber: formulado o pedido de restituição e não havendo deliberação em 90 dias, o contribuinte substituído pode se creditar do valor em sua escrita fiscal, devidamente atualizado — sujeito a estorno se sobrevier decisão contrária.

O que muda com a reforma tributária e quando vale contratar apoio

A substituição tributária tem prazo de validade, mas não é amanhã. O ICMS será reduzido progressivamente entre 2029 e 2032 e extinto em 2033, quando o IBS assume integralmente, conforme o calendário da Emenda Constitucional 132/2023 e da Lei Complementar 214/2025. O modelo do IBS e da CBS é de não cumulatividade ampla, com crédito do que foi efetivamente tributado na etapa anterior — lógica oposta à da retenção antecipada sobre base presumida. Nada indica sobrevida da ST no novo regime, mas as regras de transição por setor ainda estão sendo detalhadas, e é honesto dizer que essa parte deve ser reconfirmada a cada exercício.

O que isso significa para você hoje, na prática: as decisões de estoque, preço e crédito tomadas agora ainda vivem inteiramente no mundo da ST, e vão conviver com a transição por vários anos. Não faz sentido você adiar o acerto da apuração esperando a reforma resolver.

Agora a parte honesta sobre contratar alguém. Se a sua empresa vende poucos itens, todos com ST, sempre do mesmo fornecedor e sempre acima da base presumida, o assunto é simples e você resolve com o seu sistema bem parametrizado e uma conferência anual. Não precisa de projeto, nem de consultoria, e quem disser o contrário está vendendo.

A conversa muda quando o mix é grande e misto, quando entram compras de vários estados com protocolos diferentes, quando há mercadoria com preço sugerido pelo fabricante convivendo com MVA, quando você já desconfia que a receita nunca foi segregada, ou quando o volume de venda abaixo da base presumida é grande o bastante para justificar restituição. Nesses casos o erro não é de cálculo, é de classificação repetida por dezenas de meses — e é assim que se constrói uma autuação.

A Conexes Assessoria Contábil é um escritório privado registrado no CRC-ES sob o número 005734/O-7, com base em Laranjeiras, Serra-ES, e atendimento presencial no Espírito Santo e digital em todo o Brasil. Se preferir resolver por conta própria, as fontes oficiais citadas nesta página são exatamente o caminho — elas estão aqui para isso.

Erros comuns relacionados ao tema

• Não segregar a receita de revenda com ST no PGDAS-D: É o erro mais caro do comércio optante do Simples: paga-se o ICMS de novo, dentro do DAS, sobre mercadoria cujo imposto já foi retido.
• Decidir o enquadramento só pela NCM: A regra é NCM e descrição. NCM listada com descrição diferente não coloca a mercadoria no regime.
• Aceitar MVA ajustada de fornecedor optante do Simples: Pelo Convênio ICMS 142/2018, remetente do Simples aplica a MVA interna. Retenção com MVA ajustada vem inflada.
• Tomar crédito de ICMS em mercadoria recebida com imposto retido: A fase está encerrada. Não há crédito na entrada nem débito na saída, e o crédito indevido é glosado com multa.
• Confundir ST com antecipação parcial: A antecipação parcial do art. 3º-A da Lei 7.000/2001 não encerra a tributação e não se aplica a mercadoria já coberta por ST.
• Optar pela definitividade da base sem fazer a conta: Em operação com muita venda promocional abaixo da base presumida, abrir mão da restituição custa dinheiro todo mês.

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Bruno Alexandre, contador com mais de 13 anos de experiência. MBA em Controladoria e Finanças pela Fucape e diversos cursos de extensão na área contábil desde 2012.

Assinado por: Bruno Alexandre — Especialista em abertura de empresas e rotinas contábeis.

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