Empresa desenquadrada do Simples: como voltar em janeiro de 2026?

Visão geral do procedimento

O ponto central é que a empresa desenquadrada do Simples só retorna ao regime em janeiro de 2026 se todas as causas da exclusão forem sanadas até o último dia útil daquele mês e a opção for formalizada dentro do prazo, garantindo efeitos retroativos a 1º de janeiro. A regra geral encontra amparo na legislação do Simples (Lei Complementar nº 123/2006) e nas normas e comunicações da Receita Federal e do Comitê Gestor do Simples Nacional.

As causas mais frequentes de desenquadramento são: débitos tributários não regularizados, ultrapassagem do limite de receita bruta anual, exercício de atividade vedada e irregularidades cadastrais ou societárias. Conforme comunicado oficial: "As empresas excluídas poderão optar novamente pelo Simples Nacional durante o mês de janeiro." Receita Federal.

• Identificar a causa do desenquadramento a partir do Termo de Exclusão ou comunicado oficial.
• Verificar débitos federais, estaduais e municipais que motivaram a exclusão.
• Conferir CNAE(s) e natureza jurídica para checar impedimentos legais.
• Mapear impactos tributários no período em que a empresa esteve fora do Simples.
• Planejar ações para regularizar cadastro e recolhimentos antes do prazo.

1. Consultar o motivo formal da exclusão: Acessar o portal do Simples/Receita e imprimir/baixar o Termo de Exclusão para identificar débitos e irregularidades apontadas.
2. Levantar débitos e restrições: Obter certidões e demonstrativos de débitos com os entes federados e municipais envolvidos.
3. Planejar regularização: Definir pagamento, parcelamento ou comprovação documental até o último dia útil de janeiro de 2026.

Referências legais e oficiais

A base normativa é a Lei Complementar nº 123/2006 (Planalto), e as orientações mais recentes estão nas páginas da Receita Federal e do Comitê Gestor do Simples Nacional. O comunicado do Comitê reforça prazos e procedimentos para regularização.

Para consultas práticas, a notícia oficial alerta: "Novo prazo de regularização para evitar a exclusão do ... — Empresas que não regularizarem os débitos dentro do prazo legal serão excluídas do Simples Nacional." Gov.br.

Passo a passo detalhado

O primeiro passo operacional é regularizar débitos que motivaram a exclusão; parcelamentos aceitos pelos entes federados podem ser suficientes, desde que a condição seja reconhecida no momento da nova opção. Em seguida, revisar a tributação aplicada no período em que a empresa ficou fora do Simples (Lucro Presumido, Lucro Real ou outro), avaliando impactos em IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ISS, INSS e retenções na fonte, para evitar surpresas fiscais.

Confirmar o CNAE principal e secundários, ajustar natureza jurídica quando houver impedimento de sócios e reavaliar a composição da folha de pagamentos e pró‑labore para empresas de serviços, pois o fator R pode alterar o anexo aplicável e, consequentemente, a carga tributária. Lembre que "As empresas excluídas poderão optar novamente pelo Simples Nacional durante o mês de janeiro." Receita Federal.

• Regularizar débitos junto a todos os entes federados antes do último dia útil de janeiro.
• Solicitar e comprovar parcelamentos aceitos quando cabíveis.
• Revisar escrituração contábil e fiscal do período fora do Simples.
• Atualizar cadastro no portal do Simples com dados societários e CNAE corretos.
• Formalizar a opção pelo Simples no sistema no mês de janeiro.

1. Regularizar pendências tributárias: Negociar ou quitar débitos federais, estaduais e municipais; confirmar que parcelamento foi homologado pelo respectivo ente.
2. Revisar tributos do período fora do Simples: Comparar recolhimentos efetuados (IRPJ, CSLL, PIS/Cofins, ISS, INSS) e ajustar demonstrativos para evitar autuações futuras.
3. Atualizar cadastro e solicitar opção: Entrar no portal do Simples Nacional e formalizar a opção durante o mês de janeiro para ter efeitos a 1º de janeiro.

Exemplo prático — verificação de receita e fator R

Um exemplo simples ajuda a entender o cálculo do fator R: empresas de serviços precisam que a folha + pró‑labore represente uma parcela específica da receita bruta para enquadramento nos anexos que oferecem alíquotas menores. Recalcular a proporção e ajustar pró‑labore pode ser determinante antes de optar pelo Simples.

Apresenta‑se uma simulação básica com valores ilustrativos para facilitar a leitura e a tomada de decisão.

Exigências e prazos

A exigência essencial é que todas as causas da exclusão sejam sanadas até o último dia útil de janeiro de 2026 e que a opção seja formalizada dentro do mês de janeiro, para ter efeito retroativo a 1º de janeiro. A Receita e o Comitê Gestor do Simples lembram que "MEIs excluídos do Simples Nacional têm até 31 de janeiro ..." e que o reenquadramento depende da regularização das pendências apontadas pelos entes federados (Receita Federal ).

Também é necessário observar requisitos da Lei Complementar nº 123/2006, como limite de receita bruta, vedação de determinadas atividades e adequação da natureza jurídica. O comunicado oficial destaca: "Novo prazo de regularização para evitar a exclusão do ..." indicando que a regularização tempestiva é condição objetiva para opção no mês de janeiro (Comitê Gestor do Simples ).

• Regularizar todos os débitos apontados até o último dia útil de janeiro de 2026.
• Comprovar aceitação de parcelamentos quando forem considerados válidos pelo ente.
• Adequar CNAE(s) e natureza jurídica conforme RC e LC 123/2006.
• Manter obrigações acessórias em dia no período anterior à opção.

1. Verificar prazos específicos para MEI: Seguir orientações do Portal Gov.br sobre retorno do MEI ao Simei quando aplicável.
2. Protocolar a opção durante janeiro: Efetivar a opção no sistema do Simples Nacional dentro do mês para que tenha efeitos a 1º de janeiro.

Fontes oficiais relevantes

Consultar a Lei Complementar nº 123/2006 para requisitos formais e limites; a norma pode ser acessada no site do Planalto. Para comunicações recentes sobre prazos e regras temporárias, usar as páginas da Receita Federal e do Comitê Gestor do Simples Nacional.

Notícias oficiais afirmam que "As empresas excluídas poderão optar novamente pelo Simples Nacional durante o mês de janeiro" e que há tratamento específico para MEIs excluídos, reforçando a necessidade de comprovação da regularização (Receita Federal).

Erros a evitar

Evitar assumir que o reenquadramento será automático: mesmo que a exclusão tenha ocorrido em 1º de janeiro, a empresa precisa comprovar a regularização e formalizar a opção no mês de janeiro para voltar ao regime. Um erro comum é não validar se o parcelamento foi aceito pelo ente competente; sem homologação, a pendência continua impeditiva.

Outro equívoco frequente é não revisar os efeitos tributários do período fora do Simples — isso pode gerar passivos não provisionados (IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ISS, INSS e retenções). Não atualizar o cadastro (CNAE, quadro societário, CPF/CNPJ de sócios) também pode ocasionar nova exclusão.

• Não assumir parcelamentos sem homologação formal pelo ente responsável.
• Não ignorar ajustes de pró‑labore e folha que afetem o fator R para serviços.
• Não deixar obrigações acessórias do período anterior sem retificação.
• Não reenviar opção sem comprovação documental das regularizações.
• Não subestimar o impacto de atividades vedadas para o Simples.

1. Conferir homologação de negociações: Solicitar comprovante de aceitação do parcelamento ou pagamento junto ao ente que detém o crédito.
2. Reavaliar plano de distribuição de lucros: Garantir escrituração que comprove distribuição adequada e isenção quando aplicável.

Leitura complementar prática

Portais técnicos podem ajudar a entender casos práticos e armadilhas frequentes; por exemplo, orientações sobre exclusão e reenquadramento estão disponíveis em materiais explicativos do setor, lembrando sempre de confrontar com a legislação e comunicados oficiais.

Uma referência prática que sumariza passos e riscos é o conteúdo informativo publicado por portais contábeis que tratam da exclusão do Simples e do reenquadramento, oferecendo exemplos aplicáveis à realidade da empresa (Contábeis / Site Contábil).

Erros comuns relacionados ao tema

• Contar com recondução automática: A opção não é automática: é preciso regularizar pendências e formalizar a opção no mês de janeiro para obter efeitos retroativos.
• Ignorar homologação de parcelamentos: Parcelamentos não homologados pelo ente competente não impedem a exclusão; sempre obter comprovação escrita.
• Não revisar tributos do período fora do Simples: Falha em ajustar IRPJ, CSLL, PIS/Cofins, ISS e INSS pode resultar em passivos e autuações.

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Bruno Alexandre, contador com mais de 13 anos de experiência. MBA em Controladoria e Finanças pela Fucape e diversos cursos de extensão na área contábil desde 2012.

Assinado por: Bruno Alexandre — Especialista em abertura de empresas e rotinas contábeis.

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