Empresa desenquadrou do Simples, como resolver?

Visão geral do procedimento

Desenquadramento do Simples Nacional ocorre quando a empresa deixa de cumprir requisitos da Lei Complementar nº 123/2006; as causas mais frequentes são débitos tributários, excesso de faturamento, exercício de atividade vedada, irregularidades cadastrais ou falta de entrega de obrigações acessórias como PGDAS‑D e DEFIS. Identificar a causa e a data de efeito é vital porque determina se há prazo para contestar, regularizar ou se a exclusão já produziu efeitos retroativos.

Quando a exclusão é por débitos, ainda pode existir a possibilidade de permanecer no regime se houver pagamento ou parcelamento dentro do prazo de contestação previsto pela Receita Federal; quando a exclusão é definitiva, a empresa passa a ser tributada fora do Simples, com apurações separadas de IRPJ, CSLL, PIS/COFINS e encargos sobre pró‑labore, além de novas obrigações acessórias. A LC 123/2006 e o Manual da Exclusão do Simples orientam procedimentos e efeitos legais.

• Verificar a data de exclusão no portal do Simples Nacional.
• Identificar se a exclusão foi por opção, automática ou por iniciativa do Fisco.
• Conferir débitos de ICMS/ISS que não foram pagos via DAS.
• Checar entrega e regularidade do PGDAS‑D e DEFIS.
• Revisar o CNAE para confirmar se há vedação ao Simples.
• Avaliar impacto tributário e obrigatório em pró‑labore e distribuição de lucros.

1. Confirmar causa: Consultar o comunicado de exclusão no Portal do Simples e imprimir a razão indicada (ex.: débitos, faturamento, atividade vedada).
2. Verificar data de efeitos: Checar se a exclusão tem efeitos retroativos; isso define necessidade de reconstituição de tributos e obrigações.

Passo a passo detalhado

Primeiro, acessar o Portal do Simples Nacional para obter o motivo formal do desenquadramento e a data de ocorrência; se for MEI, o gov.br informa procedimentos específicos para desenquadramento com instruções como: "Clique no botão ao lado ‘Realizar Desenquadramento’... Informe o CNPJ, CPF e Código de Acesso do Simples Nacional" (Gov.br). Esse acesso confirma se a exclusão foi comunicada pela empresa, automática ou por decisão administrativa.

Em seguida, reunir documentos fiscais e contábeis para apurar possíveis diferenças e débitos: emitir demonstrativos, consultar dívidas fiscais (federais, estaduais e municipais) e avaliar parcelamentos cabíveis. Se houver tempo de contestação por débitos, proceder com pagamento ou formalização de parcelamento; caso contrário, preparar a transição para Lucro Presumido ou Lucro Real e ajustar folha e pró‑labore. A Resolução CGSN nº 140/2018 trata das vedações e formalidades, útil para confirmar requisitos de opção.

• Acessar o Portal do Simples Nacional e salvar o comunicado de exclusão.
• Consultar débitos em todos os âmbitos (federal, estadual, municipal).
• Pagar ou parcelar débitos dentro do prazo de contestação, quando aplicável.
• Reconstituir apurações e emitir guias retroativas, se exigido.
• Ajustar cadastro e CNAE na Receita e junta comercial.
• Planejar migração tributária para Lucro Presumido/Real se a exclusão for definitiva.

1. Obter a comprovação oficial: Baixar o comunicado de exclusão no sistema do Simples para registrar motivo e data.
2. Regularizar débitos: Efetuar pagamento ou parcelamento, lembrando que débitos de ICMS/ISS fora do DAS exigem tratamento específico.

Linha do tempo prática (exemplo)

Simulação de etapas e prazos deve ser seguida para evitar perda de direito ao reenquadramento ou para mitigar efeitos retroativos.

• Acessar Portal do Simples: imediatamente ao identificar a notificação.
• Parcelar ou pagar débitos: dentro do prazo de contestação, quando houver.
• Ajustar apurações retroativas: em até o período indicado no comunicado.

Exigências e prazos

A empresa excluída deve observar prazos legais para contestação e regularização; o prazo para pedir reenquadramento no Simples, se preenchidos os requisitos, ocorre geralmente na campanha anual de opção pelo Simples (normalmente em janeiro do ano seguinte), e a documentação dependerá do tipo de exclusão. Para MEI há procedimentos próprios de desenquadramento e retorno, conforme orientações do gov.br: "Solicite a opção pelo Simples Nacional. Isso mesmo, uma das condições para voltar a ser MEI é ser optante pelo…" (Gov.br - Como voltar a ser MEI).

Documentos essenciais incluem comprovantes de pagamento ou parcelamento, declarações entregues (PGDAS‑D, DEFIS), alterações cadastrais (NIRE/CNPJ) e relatórios contábeis quando exigidos; a Resolução CGSN 140/2018 e o Manual da Exclusão explicam situações de vedação (art. 15 da Resolução) e procedimentos administrativos, portanto consultar esses textos é obrigatório para cumprimento dos prazos.

• Reunir comprovantes de pagamento ou de parcelamento formalizado.
• Atualizar cadastro no CNPJ e junta comercial, quando houver alteração.
• Entregar ou retificar PGDAS‑D e DEFIS conforme período indicado.
• Solicitar reenquadramento à Receita no período de opção (janeiro).
• Apresentar relatórios contábeis para comprovar distribuição de lucros, se necessário.
• Formalizar impugnação administrativa quando couber, respeitando prazos.

1. Checar a possibilidade de contestação: Verificar no comunicado se há prazo para regularização e quais débitos motivaram a exclusão.
2. Protocolar reenquadramento: Solicitar opção pelo Simples no período adequado após regularização, observando regras do CGSN e LC 123/2006.

Erros a evitar

Evitar a omissão do comunicado oficial e a não verificação detalhada do motivo de exclusão; muitos empresários assumem que basta pagar débitos sem confirmar a data de efeitos ou se a exclusão já produziu efeitos retroativos, o que pode gerar recolhimentos indevidos e multas. O Manual da Exclusão esclarece que a comunicação pode ser por opção ou obrigatória, e que certas vedações exigem declaração expressa da empresa (Manual da Exclusão).

Outro erro frequente é não revisar o CNAE e o cadastro na Receita, mantendo atividades vedadas ou informações divergentes; também convém não subestimar débitos de ICMS/ISS apurados fora do DAS (como antecipações ou DIFAL), pois esses valores frequentemente motivam exclusões e exigem tratamento específico junto às secretarias estaduais e municipais.

• Negligenciar a data de efeitos do comunicado e agir apenas com pagamentos.
• Não revisar CNAE e inconsistências cadastrais que impedem reenquadramento.
• Ignorar débitos estaduais/municipais não incluídos no DAS.
• Atrasar a retificação do PGDAS‑D/DEFIS quando necessário.
• Deixar de formalizar pedido de reenquadramento no período correto.
• Subestimar necessidade de escrituração para manter isenção na distribuição de lucros.

1. Não agir sem comprovação: Evitar pagamentos ou alterações sem antes baixar o comunicado oficial do Simples e consultar a situação fiscal completa.
2. Não postergar regularizações cadastrais: Atualizar CNAE e cadastro no CNPJ/Junta Comercial imediatamente após identificar a causa da exclusão.

Erros comuns relacionados ao tema

• Ignorar a data de efeitos do desenquadramento: Não conferir se a exclusão tem efeitos retroativos pode levar a recolhimentos incorretos para períodos anteriores e a multas.
• Tentar pagar apenas débitos federais: Deixar de regularizar ICMS ou ISS reclamados fora do DAS causa manutenção da exclusão ou notificações estaduais/municipais.
• Deixar de retificar obrigações acessórias: Não entregar ou retificar PGDAS‑D/DEFIS quando exigido impede reenquadramento e mantém passivos fiscais.

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Bruno Alexandre, contador com mais de 13 anos de experiência. MBA em Controladoria e Finanças pela Fucape e diversos cursos de extensão na área contábil desde 2012.

Assinado por: Bruno Alexandre — Especialista em abertura de empresas e rotinas contábeis.

Conexes Contabilidade — mais de 13 anos atendendo empresas no Espírito Santo.