Contabilidade para supermercado e mercearia na Serra-ES: ICMS-ST, segregação de receita e o imposto que você paga duas vezes sem perceber
Atualizado em · por Bruno Alexandre, contador (CRC-ES 005734/O-7)
Em quase tudo que o seu mercado vende, o ICMS já foi recolhido antes de a mercadoria entrar na loja. Isso muda a conta do seu imposto: quem não separa, no PGDAS-D, a receita das mercadorias que vieram com substituição tributária paga de novo um ICMS que já estava embutido no preço de compra. É o erro mais caro do varejo alimentar, e ele se repete todo mês, silenciosamente, dentro do Simples Nacional — sem que você veja nada de estranho na guia.
Esta página trata do que é específico de supermercado, minimercado, mercearia e loja de conveniência: estoque com imposto pago na origem, produtos monofásicos de PIS/Cofins, itens de cesta básica com carga reduzida, perda e quebra, inventário e o momento em que o Simples deixa de ser o melhor regime. A Conexes Assessoria Contábil fica em Laranjeiras, na Serra-ES (CRC-ES 005734/O-7), e a mensalidade começa em R$ 299.
Resumo rápido
- Boa parte do estoque de mercado vem com ICMS já retido por substituição tributária — essa receita precisa ser segregada no PGDAS-D, sob pena de você pagar o mesmo imposto duas vezes
- Bebidas frias, higiene pessoal, perfumaria e alguns alimentos têm PIS/Cofins concentrados numa etapa só (monofásicos): é uma segunda segregação, independente da do ICMS
- a alíquota interna geral do ICMS no Espírito Santo é de 17%, uma das mais baixas do país; itens de cesta básica têm tratamento próprio, previsto na Lei 7.000/2001 e no RICMS/ES
- Perda, quebra e vencimento não somem sozinhos: precisam de controle de inventário e do tratamento fiscal correto, senão viram diferença de estoque na malha da SEFAZ-ES
- Margem de mercado é baixa — a diferença entre Simples e Lucro Real em varejo alimentar costuma ser maior que o lucro do mês. Vale a conta antes da virada do ano
O ICMS do seu mercado já foi pago antes de a mercadoria chegar à gôndola
Substituição tributária é o mecanismo em que o Estado cobra o ICMS de toda a cadeia de uma vez só, do fabricante ou do distribuidor, usando uma margem presumida de lucro. Quando a caixa de refrigerante sai da indústria, o imposto que seria devido na venda ao consumidor já foi calculado e recolhido. Você compra com o imposto embutido no custo e revende sem novo ICMS.
As regras gerais desse regime estão no Convênio ICMS 142/2018, que organiza os segmentos e os códigos CEST. No Espírito Santo, a aplicação vem da Lei 7.000/2001 e do RICMS aprovado pelo Decreto 1.090-R/2002. É lá que estão os anexos que dizem quais mercadorias entram e qual margem de valor agregado se aplica.
Na prática de um mercado, a lista alcança bebidas, cervejas, refrigerantes, água mineral, sorvetes, produtos de limpeza, higiene pessoal, perfumaria, cigarros, pilhas, lâmpadas e uma parte grande do não perecível. Fora dela costumam ficar hortifrúti, carnes, padaria de produção própria e boa parte dos alimentos in natura — que continuam gerando ICMS na saída.
Repare no que isso significa para você: dentro da mesma loja convivem dois mundos fiscais. Um cupom fiscal de R$ 200 que você emite pode ter R$ 130 de mercadoria com imposto já pago e R$ 70 de mercadoria tributada normalmente. A contabilidade que trata o cupom inteiro como uma coisa só está, obrigatoriamente, errando.
Segregar a receita com substituição tributária no PGDAS-D é o que separa quem paga certo de quem paga duas vezes
O art. 18, § 4º-A, inciso I, da Lei Complementar 123/2006 é explícito: o contribuinte do Simples Nacional deve segregar as receitas em que o ICMS já tenha sido recolhido por substituto tributário ou por antecipação com encerramento de tributação. Quando você faz isso no PGDAS-D, o sistema desconta do cálculo a parcela de ICMS daquela receita.
O tamanho do estrago é fácil de dimensionar. No Anexo I da mesma lei, o ICMS responde por 34% do valor total do Simples nas primeiras faixas de comércio. Um mercado na primeira faixa paga alíquota nominal de 4,00%; se ele deixa de segregar a receita com ST, está pagando cerca de um terço da guia à toa. Em faturamento de R$ 150 mil por mês com 70% do mix em ST, isso vira dinheiro que não volta sozinho.
A boa notícia é que dá para corrigir o passado. O PGDAS-D é retificável e o pedido de restituição ou de compensação segue o rito próprio do Simples Nacional junto à Receita Federal e ao Estado, respeitado o prazo de cinco anos. Se você nunca segregou, comece revisando os últimos 60 meses.
Só que a segregação não é uma caixinha que se marca no sistema e pronto. Ela depende de o cadastro de produtos estar correto: cada item precisa de NCM, CEST e CST/CSOSN coerentes com o que veio na nota do fornecedor. Se você tem cadastro bagunçado, o mercado não consegue segregar nada, porque o relatório de vendas não sabe distinguir um item do outro.
Monofásico de PIS e Cofins: a segunda separação que quase ninguém faz
Existe uma segunda camada, e ela é federal. Alguns produtos têm PIS e Cofins concentrados numa única etapa da cadeia — a chamada tributação monofásica. Bebidas frias, boa parte da higiene pessoal e da perfumaria, medicamentos e autopeças entram nessa regra. O mesmo dispositivo da Lei Complementar 123/2006 manda segregar essas receitas.
É comum encontrar um mercado que segregou o ICMS-ST e esqueceu do monofásico, ou o contrário. São listas diferentes, com legislações diferentes, e um produto que você vende pode estar em uma, na outra, nas duas ou em nenhuma. Uma cerveja está nas duas. Um pacote de arroz pode não estar em nenhuma.
Aqui vale um alerta honesto: essa é a porta de entrada de muita proposta agressiva de recuperação de crédito. Recuperar o que foi pago a mais é legítimo e previsto em lei. O que não é legítimo é classificar como monofásico um item que não é, para inflar o valor recuperado — e quem responde pela declaração é você, não o consultor que sumiu.
Cesta básica: por que dois produtos do mesmo corredor pagam diferente
Alimentos de primeira necessidade recebem tratamento mais leve no ICMS desde o Convênio ICMS 128/1994, que autorizou os Estados a reduzir a carga da cesta básica. Cada Estado escolheu a sua lista e o seu percentual, e é por isso que a mesma marca de feijão que você compra pode ter carga diferente no Espírito Santo e na Bahia.
No caso capixaba, a base é a Lei 7.000/2001 combinada com os anexos do Decreto 1.090-R/2002. Um ponto de partida importante: a alíquota interna geral do ICMS no Espírito Santo é de 17%, uma das mais baixas do país — mesmo patamar de Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Rio Grande do Sul e Santa Catarina —, depois que o Estado revogou, em 2023, a majoração que levaria o percentual a 19,5%. Sobre essa base geral é que incidem as reduções.
Não vamos publicar aqui a lista item a item com percentual, porque ela é alterada com frequência por decreto e uma tabela desatualizada em página de contador é pior do que tabela nenhuma. Confira a lista vigente no portal da Secretaria da Fazenda do Espírito Santo antes de parametrizar o seu PDV. Consulta feita em 20/08/2026: as reduções de cesta básica continuam vigentes no Estado, mas a composição da lista deve ser verificada por NCM.
O reflexo disso no seu caixa é direto. Se o PDV está parametrizado com a carga cheia num item que tem redução, você embutiu no preço um imposto que não existe e ficou mais caro que o concorrente da esquina. Se está com carga reduzida num item que não tem, você recolheu a menos e a diferença aparece na malha fiscal.
Perda, quebra e vencimento: o que a contabilidade faz com o que vai para o lixo
Todo mercado perde mercadoria. Fruta que passou do ponto, iogurte vencido, embalagem furada, furto de gôndola. O problema não é a perda existir, é você não registrá-la. Sem baixa formal, aquela mercadoria continua viva no seu controle de estoque, e o inventário informado no bloco H da EFD ICMS/IPI vai divergir da soma de entradas menos saídas.
Essa divergência tem nome no fisco: presunção de omissão de saída. O raciocínio da fiscalização é simples e desconfortável — se entrou e não saiu por nota, foi vendido sem nota. Cabe a você provar o contrário, e a prova é documental: relatório de quebra assinado, registro por item, data, motivo e destino.
Do lado do ICMS há um detalhe que apanha muita gente. Mercadoria que entrou com substituição tributária e depois se perdeu não gera automaticamente devolução do imposto retido — o ressarcimento depende de hipótese prevista no regulamento estadual e de procedimento próprio. Já no lado federal, o efeito muda conforme o regime: no Simples Nacional a perda apenas reduz o seu lucro real de fato, sem qualquer dedução tributária; no Lucro Real, quebras e perdas de estoque têm tratamento específico e podem compor o custo, desde que devidamente comprovadas.
A rotina que funciona para você é chata e barata: baixa diária no sistema, conferência semanal por seção e inventário rotativo. Isso vale mais para o seu resultado do que qualquer planejamento tributário sofisticado, porque em mercado a quebra costuma comer mais margem do que o imposto.
- Registre a quebra no dia, por item e por motivo — não no fim do mês, por estimativa
- Separe furto de vencimento e de avaria: a leitura gerencial de cada um é diferente
- Guarde os relatórios assinados por, no mínimo, cinco anos
- Concilie o inventário do sistema com a contagem física antes de fechar o balanço
Simples, Lucro Presumido ou Lucro Real: onde o mercado deixa de caber no Simples
Varejo alimentar trabalha com margem baixa e volume alto. Essa combinação faz o comparativo entre regimes ser decisivo — e a resposta muda mais rápido do que em outros setores, porque basta o seu faturamento subir de faixa para a alíquota efetiva que você paga avançar.
No Simples Nacional, com boa segregação de ST e de monofásicos, o mercado pequeno costuma pagar pouco. Conforme o faturamento cresce e a empresa se aproxima do teto de R$ 4,8 milhões em doze meses, a conta aperta. No Lucro Real, o ICMS volta a ser apurado por débito e crédito e o PIS/Cofins não cumulativo permite crédito sobre boa parte das compras — o que pode ser vantajoso justamente para quem tem estoque grande e margem fina.
Sendo direto com você: se o seu mercado fatura R$ 80 mil por mês e vende basicamente mercadoria com ST, provavelmente não há mágica a fazer além de apurar certo. A conversa sobre mudança de regime começa a valer o esforço quando o faturamento anual passa dos R$ 2 milhões ou quando a loja abre uma segunda unidade.
E existe um limite que assusta menos do que deveria: se o seu mercado ultrapassar o teto do Simples em mais de 20% no ano, a exclusão é retroativa ao mês seguinte ao excesso. Acompanhar com você o acumulado dos últimos doze meses, mês a mês, faz parte do serviço, não é extra.
Do lado do município: alvará, vigilância sanitária e a balança do açougue na Serra
A Serra tem 520.649 habitantes segundo o Censo 2022 do IBGE, o que faz dela o município mais populoso do Espírito Santo — e explica a densidade de minimercados de bairro em Serra Sede, Jacaraípe, Nova Almeida, Feu Rosa e Serra Dourada. Para o seu mercado, isso significa que a fiscalização municipal é rotina, não exceção.
Três autorizações andam juntas na abertura e na renovação: o alvará de funcionamento, pedido pelo Alvará Web no portal da Prefeitura Municipal da Serra; a licença sanitária, exigida de quem manipula alimentos, com regras de fluxo, refrigeração e higienização; e a inscrição estadual junto à SEFAZ-ES, sem a qual não existe nota de entrada nem emissão de NFC-e.
Se o seu mercado tem açougue, padaria ou rotisseria, aumente o cuidado com dois pontos. O primeiro é a aferição das balanças, que é competência do Inmetro e, no Estado, é executada pelo IPEM-ES. O segundo é a etiquetagem de produto pesado e fracionado, que precisa refletir no cupom o mesmo item que você cadastrou no sistema — é aí que nascem as divergências de inventário que citamos acima.
Vale lembrar que a Lei Municipal 5.400/2021 reduziu o ISS de uma lista de atividades na Serra, mas isso interessa a prestador de serviço, não ao seu mercado: comércio de mercadoria não paga ISS. Se alguém tentar te vender um planejamento de ISS para supermercado, desconfie.
Erros comuns relacionados ao tema
- Declarar todo o faturamento como receita normal: sem separar a parcela com ICMS já retido, o que faz o mercado pagar o ICMS do Simples sobre mercadoria que já veio tributada
- Cadastro de produto sem NCM e CEST: sem esses códigos corretos, nem a segregação de ST nem a de monofásicos conseguem ser feitas com segurança
- Tratar quebra como um número redondo no fim do mês: a baixa sem lastro documental não sustenta o inventário na EFD e vira presunção de venda sem nota
- Aceitar promessa de recuperação de crédito sem revisar item a item: a responsabilidade pela declaração retificada é da empresa, e a devolução com multa costuma chegar depois que o consultor já recebeu
- Descobrir o estouro do teto do Simples só na virada do ano: o acompanhamento do acumulado de doze meses precisa ser mensal, porque a exclusão pode ser retroativa
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Perguntas frequentes
Meu mercado é Simples Nacional. Ainda assim eu preciso me preocupar com substituição tributária?
Sim, e mais do que os outros. O optante do Simples não credita ICMS, então a única forma de não pagar duas vezes é segregar a receita com ST no PGDAS-D, conforme o art. 18, § 4º-A, I, da Lei Complementar 123/2006. Quem não segrega paga integralmente a parcela de ICMS da guia.
Dá para recuperar o que paguei a mais nos anos anteriores?
Dá, dentro do prazo de cinco anos, retificando as declarações e formalizando o pedido de restituição ou compensação. O trabalho é de revisão item a item das vendas, e o resultado depende da qualidade do seu cadastro de produtos. Não é automático e não é instantâneo.
Quanto custa a contabilidade de um mercado na Serra?
A mensalidade da Conexes começa em R$ 299 e varia conforme volume de notas, número de funcionários e regime tributário. Mercado tem movimento fiscal alto, então o preço depende principalmente da quantidade de documentos por mês. A abertura da empresa é sem custo para quem contrata a mensalidade.
Preciso de inscrição estadual para abrir uma mercearia?
Precisa. Quem comercializa mercadoria é contribuinte de ICMS e depende de inscrição estadual na SEFAZ-ES para receber nota de entrada e emitir documento fiscal de venda. Alvará municipal e licença sanitária são exigências separadas, e nenhuma substitui a outra.
Vale a pena sair do Simples Nacional?
Depende do seu mix e do seu porte. Mercado pequeno com estoque majoritariamente sujeito a ST costuma ficar bem no Simples. Loja com faturamento acima de dois milhões por ano, margem apertada e volume alto de compras merece o comparativo com o Lucro Real, onde o crédito de PIS/Cofins e o crédito de ICMS mudam a conta.
A perda de mercadoria vencida gera devolução de imposto?
Na maioria das situações, não de forma automática. No ICMS retido por substituição tributária, o ressarcimento depende de hipótese prevista no regulamento estadual e de procedimento formal. No Simples Nacional não há dedução por perda. O que a perda sempre faz é reduzir o seu lucro, e por isso ela precisa ser medida.
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Tirar dúvida no WhatsAppBruno Alexandre, contador com mais de 13 anos de experiência. MBA em Controladoria e Finanças pela Fucape e diversos cursos de extensão na área contábil desde 2012.
Assinado por: Bruno Alexandre — Especialista em abertura de empresas e rotinas contábeis.
Conexes Contabilidade — mais de 13 anos atendendo empresas no Espírito Santo.