Contabilidade para farmácia e drogaria em Vitória - ES: a base do imposto do seu medicamento é calculada de um jeito que só existe aqui
Atualizado em · por Bruno Alexandre, contador (CRC-ES 005734/O-7)
Se a sua farmácia fica em Vitória, o imposto do medicamento que você vende foi calculado com base numa pesquisa de preço feita dentro do Espírito Santo. Enquanto a maioria dos estados usa o preço máximo ao consumidor de tabela nacional como base da substituição tributária, a Sefaz-ES adota o PMPF — preço médio ponderado a consumidor final — apurado por coleta própria em farmácias capixabas. Em nota publicada em 30 de março de 2021, a Sefaz-ES afirmou monitorar cerca de 20 mil medicamentos todos os meses e se apresentou como o único estado a usar esse método para o setor. Consulta feita em 20/08/2026.
Isso não é curiosidade: é a diferença entre conferir e não conferir a sua nota de compra. Quando a base presumida da substituição tributária é maior do que o preço pelo qual você efetivamente vendeu, existe tese firmada pelo Supremo sobre restituição da diferença. E quando é menor, existe risco de complemento. Esta página trata do que a farmácia de Vitória precisa controlar: a base do ICMS-ST, a segregação das receitas no PGDAS-D, o ISS dos serviços prestados no balcão e o licenciamento sanitário municipal.
Resumo rápido
- No Espírito Santo, a base da substituição tributária de medicamento sai do PMPF apurado pela Sefaz-ES; na falta de PMPF para o item, aplica-se a margem de valor agregado.
- O Supremo fixou no Tema 201 (RE 593.849) que é devida a restituição da diferença do ICMS pago a mais quando a base efetiva é inferior à presumida.
- Aplicar injetável, aferir pressão ou medir glicemia é prestação de serviço: gera ISS em Vitória, receita de anexo diferente e exige sala de serviços farmacêuticos, pela RDC nº 44/2009.
- Farmácia e drogaria entram na vigilância sanitária de Vitória pelo segmento de medicamentos e produtos de interesse à saúde, sob a Lei Municipal 9.916/23 e o Decreto Municipal 22.497/2023.
- Medicamento sujeito a receituário de controle especial tem escrituração própria, e a falha aí fecha a loja bem antes de qualquer problema com a Receita.
Como o Espírito Santo calcula a base do imposto do seu medicamento
Medicamento de uso humano está no regime de substituição tributária: o ICMS de toda a cadeia é retido antes, pelo fabricante ou distribuidor, e destacado na nota que chega à sua loja. Você não recolhe ICMS na venda ao consumidor — mas paga esse imposto embutido no custo da mercadoria, o que faz da base de cálculo um assunto de margem, não de burocracia.
O acordo nacional que rege o setor é o Convênio ICMS 234/2017, que permite ao estado de destino definir a base a partir do preço máximo ao consumidor ou de pesquisa de preços. O Espírito Santo optou pela pesquisa: a base sai do PMPF divulgado pela Sefaz-ES e, quando não há PMPF para o item, entra a margem de valor agregado.
Duas consequências práticas para você. Primeira: o custo real de um mesmo medicamento pode ser diferente do que seria em outro estado, então comparação de custo com colega de fora do ES precisa considerar isso. Segunda: como a base vem de uma tabela que muda periodicamente, a nota do fornecedor pode chegar com base desatualizada — e conferir isso é trabalho de contabilidade, não de balconista.
Quando a base presumida foi maior do que a venda real
O Supremo Tribunal Federal julgou o RE 593.849 e fixou a tese do Tema 201: é devida a restituição da diferença do ICMS pago a mais no regime de substituição tributária para a frente se a base de cálculo efetiva da operação for inferior à presumida. Para farmácia, isso não é hipótese acadêmica — promoção, campanha de genérico, programa de desconto de laboratório e venda com convênio derrubam o preço final abaixo da base presumida com frequência.
Agora a parte honesta, que raramente aparece: transformar essa tese em dinheiro exige requisitos que muita farmácia não tem. Você precisa de controle item a item, com o vínculo entre a nota de entrada, a base retida naquele item e o preço de saída registrado no cupom. Sem esse rastreamento, não há pedido a ser feito. E há discussão específica sobre a extensão do direito para o optante pelo Simples Nacional, cujo ICMS próprio já está dentro do DAS e cuja mercadoria com ST é segregada como tributada. Se você é do Simples, trate isso como tese a avaliar com cálculo na mão, e não como crédito garantido.
O caminho realista é o inverso da ordem que se costuma seguir: primeiro organizar o controle de estoque e o registro dos preços de venda; depois medir quanto haveria a recuperar; só então decidir se vale o esforço administrativo ou judicial. Farmácia pequena com mix curto costuma descobrir que o valor não paga o trabalho. Farmácia com boa saída de genérico e promoção pesada costuma descobrir o contrário.
Aplicar injeção no balcão é serviço, e serviço tem ISS em Vitória
Desde a RDC nº 44/2009 da Anvisa, farmácias e drogarias podem prestar serviços farmacêuticos — aferição de pressão arterial e temperatura, medição de glicemia capilar e administração de medicamentos, incluindo injetáveis e nebulização. A resolução exige local específico, a sala de serviços farmacêuticos, que garanta privacidade e segurança, e proíbe expressamente a aplicação no balcão de atendimento, em área de circulação ou de armazenamento. Ao final, o estabelecimento entrega ao usuário a Declaração de Serviços Farmacêuticos.
Do lado contábil, isso cria uma segunda natureza de receita dentro da mesma loja. Venda de medicamento é mercadoria; aplicação de injetável é prestação de serviço, com ISS devido ao município onde a farmácia está — Vitória — e alíquota definida pelo subitem correspondente da lista anexa à Lei nº 6.075/2003, que reproduz a lista nacional da Lei Complementar nº 116/2003. No Simples Nacional, essa receita é declarada separada da revenda, em anexo próprio.
Duas armadilhas comuns. A primeira é cobrar o serviço "por fora", sem nota, o que transforma uma receita legítima em omissão. A segunda é cobrar o medicamento e a aplicação num único item de cupom fiscal, misturando mercadoria e serviço no mesmo documento — o que atrapalha a segregação no PGDAS-D e o controle da receita de serviço, que ainda tem outra rotina de emissão: desde janeiro de 2026, a NFS-e de Vitória é emitida pelo Sistema Emissor Nacional, com acesso pelo ambiente da Receita Federal.
O mix da loja e a conferência mensal que ninguém faz
Uma drogaria média de Vitória vende, no mesmo balcão, quatro coisas com tratamento tributário diferente: medicamento com ICMS já retido por substituição, itens de perfumaria e higiene, produtos de conveniência tributados normalmente e serviços farmacêuticos. Se tudo isso entra no PGDAS-D como uma linha só de revenda, você paga imposto que não deve — e, em alguns casos, deixa de pagar imposto que deve.
A separação que você não pode errar é a das mercadorias com ICMS recolhido antecipadamente por substituição tributária, que precisam ser segregadas como tal para não gerar ICMS de novo dentro da guia do Simples. Além dela, boa parte dos medicamentos e dos produtos de higiene e perfumaria está sujeita ao regime monofásico de PIS e Cofins da Lei nº 10.147/2000, em que essas contribuições foram concentradas no início da cadeia. Também aí a receita precisa ser segregada.
O que torna isso um problema de rotina, e não de conhecimento, é o cadastro de produtos. A segregação correta depende de cada item do seu sistema estar classificado com o código fiscal certo e com a marcação de tributação certa. Se você cadastra produto às pressas na chegada da mercadoria, vai errar a apuração todo mês, por mais competente que seja o contador. A conferência mensal de itens novos cadastrados é a tarefa mais barata de alta economia que existe numa farmácia.
- Mercadoria com ICMS retido por substituição: segregar sempre.
- Medicamentos e itens de higiene e perfumaria no regime monofásico: segregar de PIS e Cofins.
- Conveniência e alimentos: tributação normal, conferir item a item.
- Serviços farmacêuticos: receita de serviço, com ISS, em campo separado.
- Itens novos cadastrados no mês: conferência obrigatória antes do fechamento.
Licença sanitária, responsável técnico e controlados
Em Vitória, o pedido de alvará de funcionamento é feito pelo portal alvaraonline.vitoria.es.gov.br, e o licenciamento sanitário é acompanhado pela vigilância sanitária municipal, sob o Código de Vigilância em Saúde do município — a Lei Municipal 9.916/23 —, regulamentado pelo Decreto Municipal 22.497/2023. Farmácia e drogaria estão no segmento de medicamentos e produtos de interesse à saúde, junto com distribuidoras, transportadoras e laboratórios.
Uma observação sobre as fontes, porque ela evita perda de tempo: o portal da prefeitura mantém no ar tanto a página da vigilância que cita a Lei Municipal 9.916/23 quanto uma página de alvará sanitário que ainda menciona o antigo Código Sanitário municipal de 1997 e um protocolo diferente. Consulta em 20/08/2026. Quando encontrar divergência, siga a norma mais nova e confirme o procedimento por telefone com o setor, guardando o número do protocolo.
Do lado profissional, você precisa de farmacêutico responsável técnico registrado no conselho da categoria durante o horário de funcionamento, e medicamentos sujeitos a controle especial exigem escrituração e envio periódico de informações no sistema da Anvisa. Esse é o pedaço em que a contabilidade não te salva: falha de escrituração de controlado gera interdição, e interdição para a loja inteira, não só o setor.
Os números de farmácia que dizem mais que o faturamento
Farmácia é negócio de giro e de ruptura. As perguntas que importam: quantos dias de estoque você carrega, quanto do seu capital está parado em item que não gira, e quantas vendas você perde por falta do produto certo na hora certa. Um estoque de 90 dias parece segurança para você e é, na verdade, dinheiro imobilizado num setor cuja margem por item é apertada.
Some a isso o controle de validade. Medicamento vencido é perda contábil e risco sanitário ao mesmo tempo, e a baixa precisa estar documentada — inventário sem lastro é o tipo de inconsistência que aparece no cruzamento entre compras e vendas. Se você nunca fez inventário formal, comece por um: ele costuma revelar diferenças que explicam meses de resultado esquisito.
E a resposta honesta para quem está pensando em abrir: farmácia é um dos negócios de varejo com maior exigência regulatória e menor margem por item. Se o seu plano depende de vender medicamento com preço melhor que o da rede grande da esquina, a conta não fecha para você — a rede compra em volume que você não alcança. O que sustenta drogaria independente é atendimento, serviço farmacêutico, entrega e relacionamento com clínica e consultório da região. Isso muda o que você precisa medir e onde vale colocar dinheiro.
Erros comuns relacionados ao tema
- Não conferir a base de ST na nota de entrada: no ES a base sai do PMPF divulgado pela Sefaz-ES, que é atualizado periodicamente. Base errada vira custo errado.
- Declarar todo o faturamento como revenda simples: sem segregar mercadoria com ICMS retido e itens do regime monofásico, você paga imposto já pago.
- Aplicar injetável no balcão: a RDC nº 44/2009 exige sala de serviços farmacêuticos e proíbe a aplicação em área de circulação.
- Cobrar o serviço farmacêutico sem nota: a receita existe, gera ISS e precisa aparecer em campo próprio na apuração.
- Cadastrar produto novo sem revisar a tributação: o erro nasce no cadastro e se repete todo mês na apuração.
- Deixar a escrituração de controlados para depois: é a falha que gera interdição da loja, e ela não depende de fiscalização fiscal.
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Perguntas frequentes
Farmácia paga ICMS na venda do medicamento?
Não recolhe ICMS próprio na saída quando o item está sob substituição tributária: o imposto já foi retido antes na cadeia e veio embutido no custo. O cuidado é declarar essa receita como mercadoria já tributada por ST no PGDAS-D. Sem essa segregação, o ICMS é cobrado de novo dentro do DAS.
Como sei qual base de ICMS-ST foi usada no meu produto?
A base retida vem informada na nota fiscal de entrada emitida pelo fornecedor. No Espírito Santo ela decorre do PMPF divulgado pela Sefaz-ES para o item, ou da margem de valor agregado quando não há PMPF. Conferir isso item a item é rotina de contabilidade, e é o que permite avaliar depois se cabe restituição.
Vale a pena pedir restituição de ICMS-ST?
Depende de quanto você tem a recuperar e de quão bom é o seu controle. A tese do Tema 201 do Supremo é favorável quando a base efetiva foi menor que a presumida, mas o pedido exige rastreamento por item e há discussão específica quanto ao optante pelo Simples Nacional. Meça primeiro, decida depois — e desconfie de quem promete percentual de recuperação antes de olhar o seu estoque.
Preciso de farmacêutico em tempo integral?
A assistência farmacêutica deve estar presente durante o horário de funcionamento do estabelecimento, o que na prática significa cobrir toda a jornada, com substituto registrado quando houver mais de um turno. Isso é custo fixo relevante e precisa entrar na conta antes de definir horário de abertura.
Drogaria pode ser MEI?
Não. Comércio de medicamentos não está entre as ocupações permitidas ao MEI e a atividade exige responsável técnico e licenciamento sanitário incompatíveis com esse enquadramento. O caminho é ME ou EPP, normalmente no Simples Nacional, com avaliação de Lucro Presumido conforme o porte e o mix.
Manipulação muda alguma coisa na tributação?
Muda. Farmácia de manipulação prepara o medicamento sob prescrição, o que aproxima a operação de prestação de serviço e de industrialização por encomenda, com tratamento distinto da simples revenda de balcão. Se você pretende ter os dois no mesmo CNPJ, esse desenho precisa ser definido antes, porque afeta anexo do Simples, documento fiscal e exigência sanitária.
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Tirar dúvida no WhatsAppBruno Alexandre, contador com mais de 13 anos de experiência. MBA em Controladoria e Finanças pela Fucape e diversos cursos de extensão na área contábil desde 2012.
Assinado por: Bruno Alexandre — Especialista em abertura de empresas e rotinas contábeis.
Conexes Contabilidade — mais de 13 anos atendendo empresas no Espírito Santo.