Contabilidade para farmácia e drogaria em Vila Velha-ES: ICMS-ST, PIS/COFINS monofásico e licenciamento sanitário

Três tributações dentro da mesma loja: o mapa que a sua farmácia precisa ter

Antes de qualquer conta, você precisa saber o que está vendendo do ponto de vista fiscal. Numa drogaria comum, o faturamento se divide em blocos que não conversam entre si:

Repare no efeito prático: dois produtos com o mesmo preço de venda, na mesma gôndola, geram carga tributária diferente. E como o Simples Nacional cobra por faixa de receita bruta, quem não separa esses blocos acaba recolhendo, dentro do DAS, ICMS e PIS/COFINS sobre mercadorias em que esses tributos já foram pagos lá atrás. O dinheiro sai da sua margem e não volta sozinho — a recuperação depende de pedido administrativo, com prazo.

A base disso tudo é o cadastro de produtos. Cada item precisa de NCM correto, CST/CSOSN correto e a marcação de monofásico e de substituição tributária. Se o seu sistema de frente de caixa foi cadastrado às pressas na abertura da loja, provavelmente é ali que está o problema, e não na contabilidade.

• Medicamentos de uso humano — em regra, ICMS retido por substituição tributária e PIS/COFINS concentrado na indústria.
• Higiene pessoal, cosméticos e perfumaria — parte relevante está nas listas de tributação monofásica; parte não está.
• Correlatos e dispositivos (seringa, curativo, teste, aparelho de pressão) — tratamento próprio, item a item.
• Conveniência (bala, chocolate, pilha, água, guarda-chuva) — em regra, tributação normal de comércio.
• Serviços prestados na loja (aferição de pressão, aplicação de injetável, farmácia com manipulação) — receita de serviço, com ISS ao município.

ICMS-ST no medicamento: o imposto que já foi pago antes de você vender

Substituição tributária significa que alguém antes de você na cadeia — indústria, importador ou distribuidor — recolheu o ICMS de toda a cadeia, inclusive da sua venda no balcão. Quando o medicamento chega à sua drogaria com ST retida, você revende sem novo débito de ICMS.

O Espírito Santo é signatário do Convênio ICMS 234/17, que trata da substituição tributária nas operações com medicamentos de uso humano e outros produtos farmacêuticos. Uma particularidade relevante do setor: a base de cálculo da ST em medicamento costuma partir do preço máximo ao consumidor divulgado pela CMED, a Câmara de Regulação do Mercado de Medicamentos, com o ajuste previsto na legislação, em vez de uma margem de valor agregado genérica. Não trabalhe com percentuais ouvidos de colega de setor: o número aplicável depende do produto e da regra vigente na data da operação, e você confirma isso na legislação publicada pela Sefaz-ES.

Aqui está a consequência prática mais cara. Se você é optante do Simples Nacional, a Lei Complementar 123/2006 permite segregar a receita de venda de mercadorias sujeitas à substituição tributária, de modo que a parcela de ICMS não seja exigida outra vez no DAS. Isso não é benefício, é a regra. Mas depende de a informação chegar corretamente ao PGDAS-D, e isso depende do cadastro de produtos e da escrituração das notas de entrada. Farmácia que entrega ao contador só o total do mês não tem como segregar nada.

Um segundo ponto pega bastante loja de Vila Velha que compra de distribuidor de fora do estado. Quando a mercadoria vem de outra unidade da federação e o remetente não retém a ST, a legislação capixaba pode exigir antecipação do imposto na entrada. Quem não conhece a regra descobre com a carga parada ou com a autuação meses depois. Se você mudou de fornecedor recentemente, revise isso antes do próximo pedido.

PIS/COFINS monofásico: a economia que a maioria das drogarias deixa na mesa

Esta é, na minha experiência, a distorção mais comum em farmácia de bairro — e a mais fácil de corrigir.

A Lei 10.147/2000 concentrou a cobrança de PIS e COFINS de medicamentos e de determinados produtos de perfumaria, toucador e higiene pessoal na indústria e no importador, com alíquotas majoradas nessa ponta. Em contrapartida, a receita de revenda desses produtos pelo varejo é tributada à alíquota zero. É o chamado regime monofásico: o tributo existe uma vez só, e não na sua venda.

No Simples Nacional, isso se traduz numa segregação de receita: a parcela correspondente a PIS e COFINS pode ser reduzida no cálculo do DAS sobre a receita de revenda de produtos monofásicos. Feito corretamente, mês a mês, o efeito é constante — não é uma vantagem pontual, é uma redução permanente enquanto o mix da loja for esse.

Duas advertências honestas, porque esse é um assunto em que muita promessa é vendida. Primeira: a segregação não zera o seu DAS; ela reduz apenas as parcelas de PIS e COFINS (e, no caso da ST, a de ICMS). IRPJ, CSLL e CPP continuam. Se alguém prometer economia de "40% do imposto" sem ver o seu mix, desconfie. Segunda: o benefício depende da classificação correta produto a produto, pela posição na tabela de incidência. Nem tudo que a farmácia vende é monofásico, e aplicar a redução em item que não está na lista é infração — não é planejamento.

Se a sua loja nunca fez essa segregação, existe ainda a via de retificação das declarações e pedido de restituição ou compensação do que foi recolhido a maior, respeitado o prazo legal. Vale checar quantos meses ainda estão dentro desse prazo antes que eles prescrevam um a um.

Perfumaria, conveniência e serviço no balcão: por que o mix decide o seu imposto

Farmácia deixou de ser só farmácia há muito tempo. E cada categoria nova que entra na loja traz consigo uma regra fiscal diferente.

Perfumaria e higiene têm uma fronteira delicada: parte dos itens está nas listas de tributação concentrada, parte não. Xampu, desodorante e creme dental frequentemente estão; muito cosmético e acessório não. Não existe atalho — a classificação é feita pela posição fiscal do produto, e ela precisa estar amarrada no cadastro, com a nota de compra confirmando.

A conveniência costuma ser tributação normal de comércio, e é justamente por isso que ela é interessante em outro sentido: é a categoria em que a margem é sua para gerir, sem preço regulado. Mas ela também é a que mais suja a apuração quando entra no sistema com cadastro genérico do tipo "diversos".

E há o serviço. Aferição de pressão, aplicação de injetável, testes rápidos e, no caso de farmácia com manipulação, a própria manipulação de fórmula são serviços, sujeitos ao ISS de Vila Velha e à emissão de nota fiscal de serviço, não de mercadoria. Farmácia de manipulação é um caso à parte: pelo art. 18, § 4º, VII, "a", da LC 123/2006, a fórmula manipulada sob encomenda, para entrega posterior ao adquirente, em caráter pessoal, mediante receita de profissional habilitado ou indicação do farmacêutico e produzida no próprio estabelecimento após o atendimento inicial, é tributada pelo Anexo III do Simples; nos demais casos, pela alínea "b", a receita fica no Anexo I. Some a isso exigências sanitárias próprias. Se esse é o seu caso, trate como projeto, não como detalhe.

O que pedir ao seu sistema de gestão hoje

• Relatório de vendas por NCM e por CST/CSOSN, não só o total do mês.
• Lista de produtos cadastrados sem NCM ou com NCM genérico — geralmente é onde mora o erro.
• Comparativo entre o que entrou com ST na nota do fornecedor e o que saiu marcado como ST no caixa.
• Separação da receita de serviço (aplicação, aferição, manipulação) da receita de mercadoria.

Licenciamento sanitário em Vila Velha, AFE da Anvisa e responsável técnico

A camada sanitária é a que fecha loja, e ela tem três documentos distintos, pedidos em três lugares distintos.

O primeiro é o licenciamento sanitário municipal. Em Vila Velha ele é conduzido pela Vigilância Sanitária ligada à Secretaria Municipal da Saúde, a SEMSA, que mantém uma área específica de medicamentos abrangendo farmácias, drogarias, perfumarias e distribuidoras. A solicitação da pessoa jurídica é feita pelo formulário eletrônico em vilavelha.es.gov.br/alvarasanitario, e as atividades são classificadas por grau de risco: as de risco II seguem o licenciamento simplificado, com certificado emitido logo após a abertura do processo eletrônico mediante declaração do responsável legal, enquanto as de risco III passam por inspeção e análise documental antes da emissão. A lista que enquadra cada atividade econômica consta do Decreto nº 373/2021 do município. Confira o seu enquadramento na página de licenciamento sanitário da Prefeitura de Vila Velha antes de assumir que a sua loja é simplificada — farmácia e drogaria não estão entre as atividades dispensadas.

O segundo é federal: a Autorização de Funcionamento (AFE) concedida pela Anvisa, exigida de quem exerce atividade com medicamentos. Se a loja dispensa medicamentos sujeitos a controle especial, é preciso ainda a Autorização Especial (AE). São processos separados do alvará municipal, com taxas próprias, e a ausência deles impede a compra desses produtos junto ao distribuidor.

O terceiro é profissional: a presença do farmacêutico responsável técnico, com inscrição no CRF-ES, durante todo o horário de funcionamento. A Lei 13.021/2014 define a farmácia como unidade de prestação de assistência farmacêutica e de serviços de saúde, e a Lei 5.991/1973 organiza o controle sanitário do comércio de medicamentos. Não é formalidade de papel: a substituição do responsável técnico e o horário de assistência são fiscalizados, e a loja responde por eles.

Uma observação de quem já viu isso acontecer: a ordem importa. Contrato social e CNAE errados travam o licenciamento sanitário; licenciamento sanitário pendente trava a AFE; e sem AFE o distribuidor não vende. Abrir a empresa e só depois pensar nas licenças é o roteiro para dois meses de aluguel pago com a loja fechada.

SNGPC e escrituração de controlados: o que a fiscalização olha primeiro

Toda farmácia e drogaria que trabalha com medicamentos sujeitos a controle especial e com antimicrobianos precisa escriturar essa movimentação no Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados, o SNGPC da Anvisa, na forma da RDC 22/2014 e das normas posteriores. A transmissão é periódica e existe intervalo máximo entre um envio e outro — não é algo que se resolve no fim do ano.

Isso não é obrigação contábil, é sanitária, e vale dizer com clareza: a sua contabilidade não faz o SNGPC por você. Quem responde é o farmacêutico responsável técnico, a partir do sistema da loja. Qualquer escritório que prometa "cuidar do SNGPC" junto com o balanço provavelmente não sabe do que está falando.

O que a contabilidade precisa fazer é outra coisa, e é igualmente importante: garantir que o estoque fiscal converse com o estoque físico. Divergência entre nota de entrada, movimentação no sistema e inventário é o primeiro indício que fiscalização de qualquer natureza persegue. Em farmácia, essa divergência tem causas legítimas e frequentes — medicamento vencido, produto quebrado, devolução ao fornecedor, recolhimento determinado pela autoridade sanitária. Todas precisam de documento e de lançamento. Perda registrada é perda reconhecida; perda não registrada vira estoque fantasma no seu balanço e diferença de imposto na apuração.

Se você tem a loja há anos e nunca fez um inventário conciliado com a contabilidade, comece por aí. É trabalhoso uma vez e barato depois.

O que perguntar a um escritório antes de assinar

Farmácia é um dos setores em que a diferença entre escritórios se mede em dinheiro, não em simpatia. Estas sete perguntas separam quem atende o setor de quem apenas aceita o cliente.

• Você segrega receita monofásica de PIS/COFINS e receita de ICMS-ST no PGDAS-D? Como recebe essa informação da minha loja?
• Quem confere o cadastro de NCM e CST dos meus produtos — você, meu sistema ou ninguém?
• Nos últimos 60 meses, houve recolhimento a maior? Vale pedir restituição ou compensação?
• Como você trata compra interestadual sem ST retida na origem?
• Você concilia o meu inventário anual com o estoque contábil?
• Como registramos medicamento vencido, quebra e devolução ao fornecedor?
• Se eu abrir uma segunda loja em Vila Velha, o que muda no enquadramento e nas licenças?

Erros comuns relacionados ao tema

• Declarar tudo como 'revenda de mercadoria': sem segregar monofásico e ST, você paga PIS, COFINS e ICMS dentro do DAS sobre produtos em que esses tributos já foram recolhidos na indústria ou pelo substituto.
• Cadastrar produto novo sem NCM: o item entra genérico, sai genérico e contamina a apuração inteira do mês. Em farmácia, cadastro é matéria fiscal, não tarefa de estoquista.
• Aplicar alíquota zero em item que não é monofásico: reduzir imposto por analogia não é planejamento, é infração. A classificação é por posição fiscal do produto, item a item.
• Tratar aplicação de injetável como venda: é serviço, gera ISS ao município e nota fiscal de serviço. Emitir no caixa como mercadoria erra o imposto e a obrigação acessória.
• Abrir a loja antes de resolver AFE e licenciamento sanitário: o distribuidor não vende medicamento para quem não tem autorização, e o aluguel corre desde o primeiro dia.
• Deixar o responsável técnico só no papel: a assistência farmacêutica durante o horário de funcionamento é exigível e fiscalizada. A loja responde, não o profissional sozinho.
• Nunca fazer inventário conciliado: estoque fiscal descolado do físico distorce o resultado, esconde perda e é a primeira coisa que qualquer fiscalização compara.

Veja também

• Contador em Vila Velha-ES: o que o município cobra de quem vende, presta serviço ou constrói
• Substituição tributária no Espírito Santo: como funciona na prática
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Perguntas frequentes

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Bruno Alexandre, contador com mais de 13 anos de experiência. MBA em Controladoria e Finanças pela Fucape e diversos cursos de extensão na área contábil desde 2012.

Assinado por: Bruno Alexandre — Especialista em abertura de empresas e rotinas contábeis.

Conexes Contabilidade — mais de 13 anos atendendo empresas no Espírito Santo.