Exclusão do Simples por débitos: como regularizar e evitar ficar fora em 2026?

Visão geral do procedimento

A exclusão do Simples por débitos está prevista na Lei Complementar nº 123/2006; a existência de débitos tributários federais, estaduais ou municipais não regularizados pode levar à perda do enquadramento. A medida é automática após procedimentos de notificação, e a regularização exige quitação integral ou parcelamento aceito pelas autoridades fiscais para viabilizar o reingresso.

A Receita Federal esclareceu que "terão 90 dias, a partir da ciência do Termo de Exclusão, para regularizar os seus débitos — seja por pagamento à vista ou parcelamento — e evitar a exclusão do Simples Nacional a partir de 1º de janeiro de 2026" (Receita Federal). Conferir a origem exata dos débitos — IRPJ, CSLL, PIS/Cofins, INSS, ISS — é o primeiro passo para traçar a estratégia de regularização.

• Identificar a origem dos débitos e classificar por esfera (federal/estadual/municipal).
• Conferir se há débitos declarados e não pagos (ex.: INSS sobre pró‑labore).
• Obter o Relatório de Pendências no portal do Simples ou na Receita.
• Verificar parcelamentos ativos que possam ser aceitos para opção.

1. Consultar Relatório de Pendências: Acessar o DTE-SN ou o portal da Receita para obter o relatório consolidado de débitos e notificações.
2. Classificar débitos: Separar valores em aberto, débitos em cobrança administrativa e inconsistências declarativas.
3. Confirmar possibilidade de parcelamento: Verificar programas de parcelamento federais, estaduais e municipais aplicáveis antes de firmar acordo.
4. Formalizar pagamento ou parcelamento: Quitar ou aderir ao parcelamento e assegurar que o acordo conste como ativo e em dia.

Base legal e fontes oficiais

A regra geral consta na Lei Complementar nº 123/2006; orientações operacionais encontram-se nos portais da Receita Federal e da PGFN. Para dúvidas sobre prazos e procedimentos, consultar a página de perguntas e respostas da Receita (Perguntas e respostas - Receita).

Passo a passo detalhado

O primeiro passo operacional é reunir documentação fiscal, folhas de pagamento e comprovantes de recolhimento para conciliar com o Relatório de Pendências. Conferir livros, recibos de pró‑labore e guias de INSS evita que débitos aparentes sejam, na verdade, inconsistências de registros; ajuste contábil e retificações podem eliminar diferenças antes de qualquer pagamento.

Após identificar as origens, negociar ou aderir a parcelamentos adequados e certificar-se de que estarão ativos e em dia na data da opção. A recomendação profissional é focar no cumprimento até o termo do prazo; como ressaltou um portal setorial, "o segredo para atravessar 2026 sem surpresas é investir em compliance tributário" (BDMG Orienta), o que inclui revisar DAS, DEFIS e o DTE-SN regularmente.

• Reunir documentos comprobatórios de recolhimentos e folhas de pagamento.
• Confrontar valores do Relatório de Pendências com a escrituração contábil.
• Retificar declarações quando identificar inconsistências declarativas.
• Aderir a parcelamentos e protocolar comprovantes de adesão.

1. Extrair Relatório e cruzar dados: Imprimir o Relatório de Pendências e confrontar com o sistema contábil, folha e recibos de pró‑labore.
2. Corrigir escrituração: Promover lançamentos contábeis ou retificações de declarações que eliminem débitos indevidos.
3. Formalizar parcelamento ou pagamento: Firmar o parcelamento adequado junto ao órgão competente e guardar o protocolo/comprovante.
4. Monitorar status antes da opção: Acompanhar no DTE-SN e no e-CAC se o parcelamento consta como ativo e se não há novas notificações.

Regularização específica: INSS sobre pró‑labore

Débitos de INSS decorrentes de pró‑labore ou retenções não recolhidas são causas frequentes de exclusão. Revisar folhas, comprovar pagamentos e, quando necessário, parcelar os valores junto ao INSS/PGFN reduz o risco de manutenção da exclusão.

Quando a inconsistência provém de distribuição de lucros não comprovada por cálculo contábil, preparar uma demonstração de lucros e registros contábeis sólidos é condição para defesa administrativa e para evitar autuação por IRPF ou diferenças de INSS.

• Revisar recibos de pró‑labore e guias de INSS.
• Elaborar memória de cálculo para justificar distribuição de lucros.
• Parcelar diferenças de INSS junto à PGFN se aplicável.

Exigências e prazos

A novidade operacional trazida pela Receita informa que o contribuinte notificado terá 90 dias, a partir da ciência do Termo de Exclusão, para regularizar débitos por pagamento à vista ou parcelamento. A regra foi divulgada oficialmente: "terão 90 dias, a partir da ciência do Termo de Exclusão, para regularizar os seus débitos — seja por pagamento à vista ou parcelamento — e evitar a exclusão do Simples Nacional a partir de 1º de janeiro de 2026" (Gov.br).

Para que o parcelamento seja considerado válido para fins de opção pelo Simples em janeiro de 2026, é necessário que o acordo já esteja formalizado e conste como ativo e adimplente no sistema; débitos declarados e não pagos, mesmo de pequeno valor, impedem a opção. Verificar prazo final para manifestação administrativa e eventuais condições estaduais/municipais é igualmente obrigatório.

• Verificar data de ciência do Termo de Exclusão e contar 90 dias para ação.
• Formalizar parcelamentos antes do prazo final da opção para 2026.
• Confirmar que o parcelamento aparece como ativo e em dia nos sistemas oficiais.

1. Checar ciência do Termo: Confirmar a data em que a empresa foi notificada para iniciar a contagem dos 90 dias.
2. Firmar acordo ou pagar: Efetivar pagamento ou parcelamento antes de completar os 90 dias.
3. Validar status no DTE-SN: Acompanhar no portal do Simples e no e-CAC se o débito constou como regularizado.
4. Registrar comprovantes: Preservar protocolos, recibos e comprovantes para uso em eventual defesa administrativa.

Quadro resumido de prazos

Tabela com prazos e ações essenciais para evitar a exclusão e habilitar a opção pelo Simples em 2026.

Erros a evitar

Erro recorrente é confundir ausência de pagamento com erro de escrituração; muitas empresas deixam de retificar declarações ou ajustar lançamentos e acabam mantendo débitos que poderiam ser eliminados. Evitar pagar valores indevidos exige conciliação detalhada entre o Relatório de Pendências e a contabilidade, bem como a guarda de documentos que comprovem recolhimentos.

Outro erro crítico é assumir que parcelamentos futuros ou acordos informais resolverão automaticamente a situação: para efeito de opção, o parcelamento precisa estar formalizado e adimplente. Além disso, falhas na composição do pró‑labore e no cálculo do fator R podem gerar diferenças de INSS e aumentar a carga tributária, levando a novos débitos.

• Não confundir débitos indevidos com falta de pagamento; revisar escrituração antes de quitar.
• Não deixar parcelamentos sem formalização e protocolo.
• Não postergar a verificação de notificações em DTE-SN e e-CAC.
• Não ignorar diferenças de INSS originadas por pró‑labore ou fator R.

1. Conferir documentação antes de pagar: Validar notas, guias e extratos para evitar pagamentos de débitos já quitados ou indevidos.
2. Formalizar todos os acordos: Obter protocolo e confirmar no sistema que o parcelamento consta como ativo.
3. Acompanhar comunicações oficiais: Ler notificações com atenção e não perder prazos de defesa administrativa.

Fontes para evitar erros

Consultar as perguntas e respostas da Receita sobre exclusão do Simples e o FAQ da PGFN ajuda a evitar decisões erradas (Receita - P&R).

Leituras técnicas em portais como contabeis.com.br e sitecontabil.com.br podem esclarecer pontos sobre fator R e distribuição de lucros.

Erros comuns relacionados ao tema

• Ignorar ciência do Termo de Exclusão: Perder a data da ciência impede contar corretamente os 90 dias e pode levar à exclusão automática.
• Parcelamento sem comprovação: Firmar acordo e não registrar/protocolar corretamente deixa o parcelamento sem efeito aos olhos do sistema.
• Falhas na escrituração: Lançamentos incorretos sobre pró‑labore, retirada de sócios ou receitas podem gerar diferenças tributárias e autuações.
• Não checar débitos municipais/estadual: Focar só na esfera federal (Receita) sem verificar ISS ou tributos estaduais pode manter a exclusão.

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Bruno Alexandre, contador com mais de 13 anos de experiência. MBA em Controladoria e Finanças pela Fucape e diversos cursos de extensão na área contábil desde 2012.

Assinado por: Bruno Alexandre — Especialista em abertura de empresas e rotinas contábeis.

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