Como Conciliar Cartão e Banco no Fechamento Mensal da Empresa em Aracruz-ES

Visão geral do procedimento

A conciliação entre as vendas no cartão e os lançamentos em conta corrente objetiva assegurar que a receita apurada no mês seja consistente com os depósitos bancários e com as tarifas cobradas pelas operadoras.

Essa atividade exige testar saldos, validar extratos da adquirente e do banco e registrar diferenças como tarifas, antecipações e estornos para que o fechamento mensal reflita a realidade econômico‑financeira.

• Reunir extratos da operadora e do banco do período
• Conferir recibos de repasse e tarifas
• Identificar antecipações e conciliar com recebíveis
• Registrar estornos, chargebacks e diferenças

1. Coletar documentos: Solicitar extratos da adquirente (arquivo de repasses) e extrato bancário até o 3º dia útil após o mês‑base.
2. Comparar valores: Confrontar o valor bruto de vendas com o total de repasses registrados pelo banco, identificando descontos.
3. Lançar tarifas: Registrar tarifas e taxas como despesa financeira ou dedução de recebíveis, conforme política contábil.
4. Ajustar recebíveis: Atualizar o contas a receber para refletir parcelas não pagas, estornos e antecipações.

Base legal e evidência técnica

A regra de apuração da receita mensal deve respeitar as fontes e bases de cálculo aplicáveis; como evidencia o manual financeiro: "Após a apuração da receita mensal em conformidade com suas Fontes de Recursos..." (MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS — IAT).

Usar essa evidência técnica ajuda a justificar lançamentos e demonstrar consistência na apuração da receita para fins fiscais e de controle interno.

• Anexar PDF do arquivo de repasse da adquirente
• Guardar comprovantes bancários dos depósitos

Passo a passo detalhado

Comece pela extração dos relatórios da operadora de cartão detalhando vendas por data, bandeira, taxa e data de repasse; confirme se o valor bruto coincide com o total de vendas do caixa eletrônico ou sistema PDV.

Em seguida, cruze esse relatório com o extrato bancário para identificar repasses, tarifas e antecipações; registre cada diferença com um lançamento contábil que preserve a demonstração do resultado.

• Exportar relatório de vendas por máquina e por data
• Confrontar data de venda x data de repasse
• Registrar tarifas como despesa financeira ou redução do recebível
• Conferir antecipações e reconciliar com a conta corrente

1. Extrair relatórios: Baixar o arquivo de repasses da adquirente e o extrato bancário do período.
2. Identificar diferenças: Marcar linhas com descontos, estornos e antecipações para parametrizar lançamentos.
3. Lançar contabilmente: Registrar D - Banco / C - Vendas a Receber (ajustando por tarifas) conforme a natureza do evento.
4. Reconciliar saldos: Fechar o contas a receber do período garantindo que o saldo final iguale os repasses previstos.

Exemplo prático com cálculo

Simulação de um dia típico: calcule o bruto, taxa da operadora e o líquido efetivamente creditado para validar lançamentos.

Use o registro abaixo como base para o lançamento contábil e para comunicação com seu contador.

• Aplicar a tarifa informada no relatório da adquirente
• Correlacionar a data de recebimento com a previsão de repasse

Exigências e prazos

Para o fechamento mensal, enviar ao contador extratos bancários, relatórios da adquirente e comprovantes de antecipação até o 3º dia útil do mês subsequente reduz o risco de atraso no fechamento e de obrigatoriedades fiscais não atendidas.

A Prefeitura e órgãos estaduais podem exigir certidões e regularidade fiscal como parte do compliance. Observe que normas locais tratam de certidões negativas, por exemplo: "Certidão negativa de débitos com a Fazenda Estadual... Certidão negativa de débito com a Fazenda Municipal" (Prefeitura de Aracruz - PE_055-2019), o que afeta comprovação de regularidade em processos administrativos.

• Enviar extratos e arquivos de repasse até o 3º dia útil
• Anexar comprovantes de estorno e chargeback
• Solicitar certidões quando exigido em processos fiscais
• Arquivar relatórios por 5 anos para auditoria

1. Definir calendário interno: Estabelecer data limite para envio de documentos à contabilidade (recomendado: 3º dia útil).
2. Conferir regularidade: Checar certidões e situações fiscais antes da validação final do fechamento.
3. Arquivar comprovações: Salvar PDF dos repasses e extratos com data e identificação para eventual fiscalização.

Relação com exigências administrativas

Organizações públicas e privadas podem exigir certidões e documentação atualizada para contratos e licitações; manter certidões em dia evita bloqueios processuais.

Práticas de governança recomendam reconciliar e documentar diferenças para subsidiar declarações fiscais e atender auditorias.

• Atualizar certidões estaduais e municipais quando necessário
• Registrar justificativas formais para valores discrepantes

Erros a evitar

Evitar classificar tarifas da adquirente como 'outros custos' sem vinculação ao recebível, pois isso gera distorções na margem. O manual de procedimentos contábeis alerta sobre contas que geram inconsistência no fechamento: "Essa conta NÃO..." (Manual de Procedimentos Contábeis - RJ), o que ilustra o impacto de lançamentos incorretos.

Outro erro frequente é não registrar antecipações corretamente, levando a diferença entre o contas a receber e o saldo bancário; isso costuma gerar retrabalho e possíveis ajustes fiscais.

• Evitar deixar tarifas sem justificativa em lançamentos
• Evitar não reconciliar antecipações com contratos de recebíveis
• Evitar postergar a correção de chargebacks sem documentação
• Evitar armazenar apenas prints sem arquivos oficiais (PDF/CSV)

1. Revisar contas críticas: Analisar contas que historicamente geram inconsistência antes do fechamento.
2. Corrigir lançamentos na origem: Retificar entradas contábeis no mês‑base ao invés de compensar em meses subsequentes.
3. Documentar justificativas: Anexar comprovantes e notas explicativas aos lançamentos contestados.

Checklist final para evitar erros

Antes de encerrar o período, confirmar que o contas a receber reflete estornos e que as tarifas foram alocadas corretamente entre despesa e redução de recebíveis.

Arquivar evidências (arquivos CSV da adquirente e extratos bancários) e manter comunicação documentada com a operadora quando houver divergência.

• Confirmar lançamento de tarifas e antecipações
• Verificar estornos e chargebacks lançados no período

Erros comuns relacionados ao tema

• Registrar tarifa como custo operacional sem ajustar recebíveis: Classificar a tarifa da adquirente apenas como custo operacional distorce o contas a receber e o lucro bruto. O correto é relacionar a tarifa ao recebível que originou o repasse.
• Não reconciliar antecipações: Falha em conciliar antecipações com o fluxo de recebíveis gera diferenças no saldo bancário e no contas a receber, exigindo ajuste posterior.
• Guardar apenas prints sem arquivo oficial: Armazenar somente imagens de tela dificulta comprovação em auditoria; prefira CSV/PDF oficiais da adquirente e extrato bancário.

Conexes Contabilidade — mais de 13 anos atendendo empresas no Espírito Santo.

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Bruno Alexandre, contador com mais de 13 anos de experiência. MBA em Controladoria e Finanças pela Fucape e diversos cursos de extensão na área contábil desde 2012.

Assinado por: Bruno Alexandre — Especialista em abertura de empresas e rotinas contábeis.